電子採購

電子採購

電子採購是由採購方發起的一種採購行為,是一種不見面的網上交易,如網上招標,網上競標,網上談判等。企業之間在網路上進行的這種招標、競價、談判等活動定義為B2B電子商務採購。電子採購比一般的電子商務和一般性的採購在本質上有了更多的概念延伸,它不僅僅完成採購行為,還有效地整合了企業資源,幫助供求雙方降低了成本,提高了企業的核心競爭力。

基本信息

概述

電子採購電子採購
電子採購是由採購方發起的一種採購行為,是一種不見面的網上交易,如網上招標,網上競標網上談判等。人們把企業之間在網路上進行的這種招標、競價、談判等活動定義為B2B電子商務,事實上,這也只是電子採購的一個組成部分。電子採購比一般的電子商務和一般性的採購在本質上有了更多的概念延伸,它不僅僅完成採購行為,而且利用信息和網路技術對採購全程的各個環節進行管理,有效地整合了企業的資源,幫助供求雙方降低了成本,提高了企業的核心競爭力。可以說,企業採購電子化是企業運營信息化不可或缺的重要組成部分。電子採購使企業不再採用人工辦法購買和銷售它們的產品,在這一全新的商業模式下,隨著買主和賣主通過電子網路而聯結,商業交易開始變得具有無縫性,其自身的優勢是十分顯著的。

發展

電子採購最先興起於美國,它的最初形式是一對一的電子數據交換系統,即EDI,該電子商務系統大幅度地提高了採購效率,但早期的解決方式價格昂貴、耗費龐大,且由於其封閉性僅能為一家買家服務,尤令中小供應商和買家怯步。為此,聯合國制訂了商業EDI標準,但在具體實施過程中,關於標準問題在行業內及行業間的協調工作舉步維艱,因此,真正商業夥伴間EDI並未廣泛開展。90年代中期,電子採購目錄開始興起,這是供應商通過將其產品上網,來提高供應商的信息透明度、市場涵蓋面。近年來,全方位綜合電子採購平台出現且通過廣泛連線買賣雙方來進行電子採購服務。

電子採購是一種在Internet上創建專業供應商網路的基於Web的方式。它能夠使企業通過網路,尋找管理合格的供貨商和物品,隨時了解市場行情和庫存情況,編制銷售計畫,線上採購所需的物品,並對採購訂單和採購的物品進行在途管理、台帳管理和庫存管理,實現採購的自動統計分析。實施電子採購,不僅方便、快捷,而且交易成本低,信息公開程度透明,的確是一種很有發展前途的採購方式。實現電子採購的方式有兩種:使用EDI(電子數據交換)的電子採購和使用Internet的電子採購。電子採購門戶站點對購買簡單商品最為有效,它可以讓供應商創建和維護其產品的線上目錄,其它公司可以從這些目錄中搜尋商品,下定單以及當場確定付款和裝運選擇。在試圖購買那些必須定製的產品時,常常需要人力判斷以及人與人之間的協商,首先,要整理叫做RFP(建議請求)的信息包,其中包括有某一商品的技術規格和供應要求。其次,必須找到能夠滿足該請求的供應商。為了節省時間和資金,只需要與有資格的供應商聯絡,這樣花費的精力最少。使這一過程自動化的一種方式就是使用EDT網路,它能夠讓供應商和買主交換採購信息。只要交納一點事務處理費,就能通過EDI網路提交信息包,並通過同一網路收到答覆。

優勢

電子採購電子採購流程
電子採購比一般的電子商務和一般性的採購在本質上有了更多的概念延伸,它不僅僅完成採購行為,而且利用信息和網路技術對採購全程的各個環節進行管理,有效地整合了企業的資源,幫助供求雙方降低了成本,提高了企業的核心競爭力。在這一全新的商業模式下,隨著買主和賣主通過電子網路而聯結,商業交易開始變得具有無縫性,其自身的優勢是十分顯著的。

1.提高採購效率,縮短了採購周期。採購方企業通過電子採購交易平台進行競價採購,可以根據採購方企業的要求自由設定交易時間和交易方式,大大地縮短了採購周期。自採購方企業競價採購項目正式開始至競價結束,一般只需要1~2周,較傳統招標採購節省30%~60%的採購時間;

2.節約大量的採購成本。據美國全國採購管理協會(www.napm.org)稱,使用電子採購系統可以為採購企業節省大量成本。採用傳統方式生成一份定單所需要的平均費用為150美元,使用基於Web的電子採購解決方案則可以將這一費用減少到30美元。企業通過競價採購商品的價格平均降幅為10%左右,最高時可達到40%多。通用電氣公司估計通過電子採購將每年節約100億美元;

3.最佳化採購流程。採購流程的電子化不是用計算機和網路技術簡單替換原有的方式方法,而是要依據更科學的方法重新設計採購流程,這個過程中,屏棄了傳統採購模式中不適應社會生產發展的落後因素;

4.減少過量的安全庫存。世界著名的家電行業跨國企業海爾集團在實施電子採購後,採購成本大幅降低,倉儲面積減少一半,降低庫存資金約7億元,庫存資金周轉日期從30天降低到了12天以下;

5.電子採購的另外一個優勢是信息共享。不同企業,包括各個供應商都可以共享信息,不但可以了解當時採購、競標的詳細信息,還可以查詢以往交易活動的記錄,這些記錄包括中標、交貨、履約等情況,幫助買方全面了解供應商,幫助賣方更清楚地把握市場需求及企業本身在交易活動中的成敗得失,積累經驗。這使供求雙方之間的信息更加透明;

6.電子採購能幫助採購方改善客戶服務和客戶滿意度,促進供應鏈績效,以及改善與供應商關係

7.電子採購不僅使採購企業大大獲益,而且讓供應商獲益。對於供應商,電子採購可以更及時的掌握市場需求,降低銷售成本,增進與採購商之間的關係,獲得更多的貿易機會。

國內外無數企業實施電子採購的成功經驗證明,電子採購在降低成本,提高商業效率方面,比線上零售、企業資源計畫(ERP)更具潛力。電子採購的投資收益遠遠高於過去10年內已經在企業中占主導地位的任何商業革命,包括企業流程再造、策略性採購等等。

缺點

1.存在敏感的或私有的信息被盜或被泄露的風險。

2.電子採購缺乏情感,因為人際的相互交流被機器的交易替代了。

實現

電子採購電子採購資金增長曲線

在電子採購過程中,從招標方發布招標信息到最後的雙方簽約,主要實現環節如下:

招標方主要工作是編輯標書並且生成XML格式的標書檔案,然後在將招標書生成XML檔案,傳送到系統,由系統將招標檔案入庫,招標方在標書發布後可以接收投標方的投標書,並且在開標後可以審閱投標書,在評標方評標後可以接收評標書,審閱評標書決定中標者,在決定中標者後給中標者傳送定單。投標方主要工作是查閱招標書,編輯投標書籤名,將投標書生成XML檔案,加密,傳送給招標方,如果中標接收定單。評標方主要工作是在開標後審閱投標檔案,生成評標書,並且簽名,生成XML檔案,登入、查看信息加密,傳送給招標方。

基於上述分析,本文採用XML技術Java技術相結合而構建的Web體系,並且在此基礎上實現電子採購,利用XML的Schema 定義標書的文檔,採用DOM動態的線上生成XML格式的電子標書;在顯示時使用XSL技術處理視圖,將顯示與內容分離。在評標書,除了人工評審外,系統可自動對招標書XML檔案內容進行分析,運算重組以及檢索,利用XML可解析性,在評審中智慧型的判別篩選理想的候選。具體設計實現如下:

1. 總體設計實現

該系統能夠使得在該系統中註冊的招標用戶能夠在該系統中進行招標信息的發布,對投標書進行查閱,篩選,評定,輔助決策等功能。根據不同的用戶和不同的許可權為訪問者提供不同的功能。系統中的招標書、投標書、評標書、定單比較多,根據大量動態訪問關係資料庫的特徵,對於數據的顯示我們採用了 XML- XSL技術。總體採用Struts框架,該框架本身的最大特點就是將邏輯和顯示分割開來。我們的設計依從於這種結構,所有的邏輯操作由事物體來完成,它是調度其它功能體的指揮中心,諸如註冊,登入,投標,投標,開標等操作的調用都會首先轉到事物體來做判斷,然後事物體選擇適當的操作進行處理。

在主頁面有兩個連結針對所有的用戶:登入它可以讓註冊的用戶登入到系統;註冊這個連結可以讓新用戶進行註冊。對於合法的註冊用戶顯示內容如下:添加標書顯示一個表單來添加新的個人標書。個人標書它顯示的是用戶個人所發布的標書。公共標書顯示一個表單用來顯示當前系統所擁有的其他用戶的標書,通過這個表單用戶可以對所感興趣的標書進行查看,並且可以進行投標。修改信息這個連結顯示一個表單用來顯示用戶的個人信息,並且通過它修改個人人信息。

電子採購《電子採購》
2 .數據處理

由於訪問資料庫的操作比較單一,要訪問的數據都集中在一個業務管理資料庫中,對資料庫的安全性要求比較高,因此,使用資料庫的連線池來統一實現資料庫訪問功能。對於數據的處理主要包括如下幾個環節:

第一,Schema檔案的生成。對於XML中用到的元素,根據數據在關係資料庫中的屬性定義一系列的Schema檔案

第二,招標書的XML檔案生成。利用MOM對其進行操作生成招標書的XML,創建一個根元素,並將其添加到文檔中,最後JDOM 轉化為招標書的XML文本。

第三,招標書XML檔案的顯示。XML檔案的顯示是根據不同的數據建立不同的CSS檔案,然而只採用CSS樣式的話,在生成XML是就要受到CSS樣式的限制,生成的數據就有許多的冗餘。這樣,XML的特點就沒有體現出來,與用傳統的HTML頁面就沒有什麼區別。因此,本方案使用了 XSL, XSL不僅安樣式顯示XML,還可以過慮和分類XML數據。這樣我們可以事先預生成一些常用的XML,在伺服器端通過XSL按不同的要求過濾數據,以及將數據從一種格式轉換成另一種格式。

用於索引公共標書記錄的XML,它包含的數據有標書的ID,標書的名稱和標書的編號,通過它用戶可以檢索自己需要的招標書。下面我們來看它的操作過程如下:

首先由頁面得到提交的offerId號,並將其轉發到XML解析器,XML解析器將參數offerId號繼續傳遞給useroffer.xsl同時傳遞給XML解析器,由解析器對其進行轉換後,將結果傳送到html頁面,這個頁面里顯示的即為標書內容。

實施步驟

1.要進行採購分析與策劃,對現有採購流程進行最佳化,制定出適宜網上交易的標準採購流程

2.建立網站。這是進行電子採購的基礎平台,要按照採購標準流程來組織頁面。可以通過虛擬主機、主機託管、自建主機等方式來建立網站,特別是加入一些有實力的採購網站,通過他們的專業服務,可以享受到非常豐富的供求信息,起到事半功倍的作用。

3.採購單位通過網際網路發布招標採購信息(即發布招標書或招標公告),詳細說明對物料的要求,包括質量、數量、時間、地點,對供應商的資質要求等。也可以通過搜尋引擎尋找供應商,主動向他們傳送電子郵件,對所購物料進行詢價,廣泛收集報價信息。

4.供應商登入採購單位網站,進行網上資料填寫和報價。

5.對供應商進行初步篩選,收集投標書或進行貿易洽談。

6.網上評標,由程式按設定的標準進行自動選擇或由評標小組進行分析評比選擇。

7.在網上公布中標單位和價格,如有必要對供應商進行實地考察後簽訂採購契約。

8.採購實施。中標單位按採購訂單通過運輸交付貨物,採購單位支付貨款,處理有關善後事宜。按照供應鏈管理思想,供需雙方需要進行戰略合作,實現信息的共享。採購單位可以通過網路了解供應單位的物料質量及供應情況,供應單位可以隨時掌握所供物料在採購單位中的庫存情況及採購單位的生產變化需求,以便及時補貨,實現準時化生產和採購。

平台

電子採購電子採購平台
協同招投標管理系統,是一個協同的、集成的招標採購管理平台,使各種類型的用戶(包括組織者、採購業主、投標商、審批機構等) 都能在同一且個性化的信息門戶中一起協同工作, 擺脫時間和地域的限制。協同招投標管理系統,以招投標法為基礎,融合了招投標在中國的實踐經驗,實現了整個招標過程的電子化管理和運作,可以線上實現招標、投標、開標、評標和決標等整個複雜的招標投標流程,使招標的理念和網際網路技術完美結合,從時間上、價格上、質量上都全面突破了傳統的招投標方式,最大限度實現招標方的利益。協同招投標管理系統以自主開發的國內領先的工作流系統作為系統的核心,可以幫助客戶快速高效地實現各種複雜的招標投標流程,包括各種內部審批流程。

企業競價採購平台,是一個供應商之間以及供應商和採購商之間互不見面的網上競價採購管理平台,使得供應商可以遠程地參與採購競價。競價採購,又稱反拍賣採購技術(RAT),是由採購招標和網上競價兩部分有機結合在一起的採購方式。它用電子商務取代以往的談判公關,幫助採購商最大限度地發現賣主,並引發供應商之間的競爭,大幅度降低採購成本,同時有力地變革了採購流程,是對企業具有跨時代意義的零風險採購輔助手段。在傳統招標採購中,供應商總是在確保低價中標的同時儘量爭取價格最高,並且由於比值、比價、招投標過程較長,供應商之間相互見面等因素,容易產生供應商之間價格同盟,因此不能在最大範圍內挑起各投標方的反覆競價,從而使降價空間縮小,導致採購品降價不足;而RAT技術則是根據工業採購品的不同特點,由採購商制定產品質量標準、競價規則,通過B2B的方式,使採購商得以更好地發現賣主,並挑起供應商競爭。成交價格可以是一個,也可以是一組,對供貨方來說只有競爭價格是透明的,搏弈陣容對其並不透明,從而很好地強化了降價競爭,使採購品價格大大降低。經過各個賣主之間一番激烈的降價競爭,一條降價曲線會自動輸出,競價結果客觀、公開,不再需要人為的議標過程。

電子目錄採購系統是一套基於國內領先工作流技術的集辦公自動化、產品目錄管理、供應商管理以及電子採購於一體的綜合解決方案。可以幫助客戶快速高效地實現內部採購供應系統的任意商業運作流程及業務規則,搭建符合其自身需求的涵蓋包括招標採購、競價採購、商務談判在內多種採購方式的線上採購平台,並能有效地管理供應商和產品目錄。主要功能模組包括工作流引擎、可視化流程定義工具(WFVISIO)、流程監控工具 (WFMONITOR)、流程節點定義、信息發布系統、視圖定義、綜合查詢統計定義、文檔自動生成、電子文檔管理、組織結構管理、許可權管理、供應商管理、專家管理、產品目錄管理、線上投標、開標大廳、線上評標、競價大廳、談判大廳、契約管理、採購效果分析、項目任務管理、日誌管理、線上編輯器等。

建議

出台具體政策

《中華人民共和國行政許可法》第三十三條明確提出行政機關應當推行電子政務。電子採購作為電子政務的突破口,其實施更是刻不容緩。而我國在電子採購方面的立法是欠缺的。因此,應推進電子採購的立法工作,出台具體的電子採購政策指導,並通過網路和其他途徑進行廣泛宣傳。有助於避免在實施過程中出現無序、低質量和低效率的競爭,即使出現契約糾紛等也有法可循。

組建專業隊伍

電子採購不僅需要具備基本的政府採購知識和技能的人員,還需要精通網站運作和管理的技術人才。因而,政府採購中心要加強計算機培訓,打造一支既精通採購業務,有熟悉網際網路套用的專業化政府採購隊伍。

推行電子採購卡結算

電子採購卡是指實施電子化數據交換(EDI),使得政府和獲得採購卡契約的銀行間的數據進行互動,建立可統一控制的賬目。政府採購部門與銀行合作開發“政府採購銀行卡管理系統”,對藥品集中採購、公車定點加油、辦公用品定點採購等交易實行“一卡通”。這樣,既方便結算,還可以實現對政府採購資金流、物流、信息流的有效管理。

完善決策分析和信用評價體系 

建立和完善信息公告庫、供應商庫、專家庫、商品價格信息庫、交易庫等動態管理的資料庫,構建政府採購數位化平台的資料庫,逐步建立規範採購各方主體的信用檔案,為以後採購活動提供借鑑。

完善監督防範機制

監察、財政、審計部門等通過“電子卡系統”和政府採購網站,對政府採購各方及實施情況進行全程監督、遠程同步監督、現場聯動監督,把監督工作滲透到政府採購的每個環節,有利於及時發現和解決問題。同時在網上將中標價格和中標供應商予以公示,開設“電子投訴信箱”,便於供應商和採購單位的監督

相關搜尋

熱門詞條