簡報

簡報

簡報是傳遞某方面信息的簡短的內部小報。是具有匯報性、交流性和指導性特點的簡短、靈活、快捷的書面形式。簡報又稱“動態”、“簡訊”、“要情”、“摘報”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內部參考”等。也可以說,簡報就是簡要的調查報告,簡要的情況報告,簡要的工作報告,簡要的訊息報導等。它具有簡、精、快、新、實、活和連續性等特點。

製作軟體

簡報是指我們日常就一個題目而簡單向聽眾簡述報告內容的過程。今日的簡報中,簡報軟體都不可或缺。MicrosoftPowerPoint、HarvardGraphics或LotusFreelance都是很常用的簡報軟體。但當我們要表述一些複雜的圖表,而這些軟體的有限功能未能有效幫助我們,就要藉助Adobe Illustrator之類的專業軟體來輔助製作。

分類

常見的簡報有三種:一是會議簡報,主要反映會議交流、進展情況;二是情況簡報,反映人們關注的問題,供機關領導參考;三是工作簡報,報告重大問題的處理情況以及工作動態、經驗或問題等。

簡報不是一種文章的體裁。因為一份簡報,可能只登一篇文章,也可能登幾篇文章。這些文章,可能是報告、專題經驗總結、講話、訊息等,故此,把簡報說成一種獨立的文體,或只說是報告,是不妥當的。

簡報不是一種刊物。因為有些簡報可裝訂成一本,像一般“刊物”,更多的是只有一兩張紙,幾個版面,像一份報紙。更重要的是簡報具有一般報紙的新聞特點,特別是要求有很強的時效性。而刊物的時效性則遠不及報紙。故此,簡報不是“刊”,而是“報”,說它是刊物,不如說是“小報”更恰切些。

綜觀各種工作簡報、會議簡報、動態簡報,再拿這些簡報同一般的報紙、刊物相對照,可以得出這樣的看法:簡報不再單純是下級向上級匯報工作的簡要書面報告,不能看作是一種獨立文體,也不是一種刊物,而是一種專業性強的簡短的內部小報。

內容架構

要做一個好的簡報,可以依從下列三個步驟:

計畫

簡報 簡報

了解你的聽眾,如他們的背景、需要、甚至演講的地點。對國小生作的簡報,要活潑簡明;對大學生作的簡報,要清楚而不含糊。在會議室作簡報,可以講得快一點;在學校的禮堂簡報,因為回音的影響而要慢慢講。當時間不夠,就要對內容有所刪減。所以要事前計畫可以怎樣放棄而不會遺漏最重要的內容。

準備

先設立主題,然後是這個簡報的各個目的;之後開始寫大綱、銜蓋的範圍。簡報應該鼓勵講者和聽眾的互動,引起他們學習的興趣,並鼓勵他們作出回應。

發表

現今發表簡報,都會藉助簡報軟體,而很少印出或手寫投映片,所以在發表時要好好熟習。避免在簡報上引入過量的動畫,以免聽眾分神。如果簡報內容對聽眾很重要,可以考慮把講稿放在每一張投映片的筆記欄內,並把全份投映片連同筆記列印交與聽眾。

特點

簡報具有一般報紙新聞性的特點,這是共性;它又有本身的特點,主要是:

內容專業性強

簡報 簡報

公開的報紙,一般是綜合性的,內容廣泛,各方面的新聞都有,政治經濟文化、工農商各行各業、城市鄉村、國內國外的新聞等;除了新聞,還有文藝作品。這樣,它就能滿足各階層讀者的需要,有宣傳政策、溝通信息、傳播知識和陶冶性情等多方面的作用。簡報就有所不同,它一般由有關單位、部門主辦,專業性十分明顯。如《人口普查簡報》、《計畫生育簡報》、《水利工程簡報》、《招生簡報》等等,分別由主辦單位組織專人撰寫,傳遞該項工作的各種信息,包括情況、經驗、問題和對策等,一般性的東西少說,無關的東西不說,專業性的東西多說。這樣,對一般讀者來說,能使他們了解工作的進展情況,增強責任感。對領導機關來說,“各級領導接到這樣的簡報,掌握了情況,有問題就有辦法處置了。”

篇幅特別簡短

雖然所有報紙篇幅都有限,文章都較簡短,但比較起來,公開的大報,一般都有4版,有4萬多字;地方小報,每期也有2萬多字,簡報姓“簡”。簡,是它區別於其它報刊的最顯著的特點。一期簡報甚至只登一篇文章,幾段信息,或一期幾篇文章,總共一兩千字,長的也不過三五千字,讀者可以用很短的時間把它讀完,適應現代快節奏工作的需要。簡報的語言必須簡明精煉。

限於內部交流

一般報紙面向全社會,內容是公開的,沒有保密價值,讀者越多越好,正因為如此,它除了新聞性外,還要求有知識性和趣味性。簡報則不同,它一般在編報機關管轄範圍內各單位之間交流,不宜甚至不能公開傳播,特別是涉外機關和專政機關主辦的簡報更是如此。有的簡報,往往是專給某一級領導人看的,有一定的保密要求,不能任意擴大閱讀範圍。

作用

反映情況

通過簡報,可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗,及時反映給各級決策機關,使決策機關了解下情,為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

交流經驗

簡報體現了領導機關的一定指導能力,通過組織交流,可以提供情況、借鑑經驗、吸取教訓,這樣對工作有指導和推動作用。

傳播信息

簡報本身即是一種信息載體,可以使各級機關及從事行政工作的人互相了解情況,吸收經驗、學習先進、改進工作。

種類

簡報的種類,按時間分,有定期的簡報、不定期的簡報;按性質分,有工作簡報、生產簡報、學習簡報、會議簡報;按內容,有綜合反映情況的簡報和反映特定情況的專題簡報。

1.日常工作簡報又稱業務簡報。這是一種反映本地區、本系統、本部門日常工作或問題的經常性簡報。它包含的內容較廣,工作情況、成績問題、經驗教訓、表揚批評,對上級某些政策或指示執行的步驟,措施都可以反映。它常以定期或不定期的形式出現,在一定範圍內發行。

2.中心工作簡報又稱專題簡報,它是一種階段性的簡報。它往往是針對機關工作中某一時期的中心工作、某項中心任務辦的簡報,中心工作完成,簡報也就停辦了。

3.會議簡報是會議期間反映會議情況的簡報,它是一種臨時性的簡報,內容包括會議中的情況、發言及會議決定等。規模較大、時間較長的會議常要編髮多期簡報,以起到及時交流情況,推動會議的作用。小型會議一般是一會一期簡報,常常在會議結束後,寫一期較全面的總結性的情況反映。

4.動態簡報,包括情況動態和思想動態。這類簡報的時效性、機密性較強,要求迅速編髮,傳送範圍有一定限制,在某一個時期、某一階段要保密。

寫法

報頭

1.簡報名稱一般用套紅印刷的大號字型。如有特殊內容而又不必另出一期簡報時,就在名稱或期數下面註明“增刊”或“XX專刊”字樣。秘密等級寫在左上角,也有的寫“內部檔案”或“內部資料,注意保存”等字樣。

2.期號,可寫在名稱下一行,用括弧括上。

3.編印單位。

4.印發日期寫在與編印單位平行的右側。

在下面,用一道橫線將報頭與報核隔開。

報核

報核,即簡報所刊的一篇或幾篇文章。簡報的寫法是多種多樣的,因此,它的形式也較靈活。大多數是訊息,包括標題、導語、主體、結果和穿插在敘述中的背景材料。除了訊息,還有別的文體,所以,不是每篇簡報都有這幾項內容。

1.簡報的標題類似新聞的標題,要揭示主題,簡短醒目。

2.導語通常用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內容,給讀者一個總的印象。導語的寫法多種多樣,有提問式、結論式、描寫式、敘述式等。導語一般要交待清楚誰(某人或某單位),什麼時間,乾什麼(事件),結果怎樣等內容。

3.主體用足夠的、典型的、有說服力的材料,把導語的內容加以具體化。

4.結尾或指明事情發展趨勢,或提出希望及今後打算。如果主體部分已經把事情說清楚,那就不必再加尾巴了。

5.背景:即對人物、事件起作用的環境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個部分。

報尾

在簡報最後一頁下部,用一橫線與報核隔開,橫線下左邊寫明傳送範圍,在平行的右側寫明印刷份數。

寫作要點

抓支點

即抓要害,抓主導,抓全局性、指導性的問題,抓問題的核心、關鍵。比如,今年上半年,黨政機關都在進行保持共產黨員先進性教育活動,簡報成為反映這次教育活動的主要陣地。要反映好這次活動,首先應把握好一個原則,即抓住這次教育活動的支點,那就是全局性、指導性的問題。因此,在簡報編寫之初,我們先將中央、市委以及市局關於第一批先進性教育的主要提法和重點要求加以輯錄,作為下一步編寫簡報的指導思想和理論支點,使整個先進性教育活動簡報內容始終圍繞中心,做到既有骨架,又血肉豐滿。

抓支點,應該注意四點:1、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”,放眼全局,做到“全局在胸”。2、善於抓趨勢。所謂趨勢性問題,既不是偶然發生的問題,也不是個別的問題,而是反映事物發展的動向性問題。這種動向,有好的,也有不好的,不論哪一種,只要及時抓住,就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發展的趨勢,了解了本單位工作和生產下步朝著哪個方向發展,再去觀察問題,就能是非清楚。符合事物發展方向的先進經驗、障礙事物發展的不良傾向以及事物發展遇到的實際問題,都是撰寫簡報應該抓準的問題。3、善於抓苗頭。所謂苗頭性問題,就是那些代表新生事物的先聲、新創造的火花、新經驗的先導,具有強大的生命力,采寫簡報應該對這種代表事物發展方向但還處於萌芽狀態的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物,還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事,認真剖析,放大比較,沙裡淘金,抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題,用簡報宣傳、反映。4、具備工作敏感。所謂工作敏感,是指作者對於單位內外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發展進程的能力,以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題,從長遠看,必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功,它是長期學習、觀察和實踐的結果。

抓熱點

熱點問題不僅是民眾關心的問題,同時也是各級領導關心的問題。僅以這次先進性教育活動為例,在第一階段中各單位都開展了共產黨員先進性具體標準大討論,共產黨員先進性的具體標準究竟是什麼,市局黨委提出要結合各自的工作崗位來談,要求人人都要談,將共產黨員先進性的標準具體化。為推動這次大討論順利進行,同時也為了展現大討論的具體成果,討論伊始,我們接連聽了幾個支部的討論情況,隨即以“一名黨員一盞燈,一名黨員一面旗——市局先進性教育活動大家談”為題連續編髮兩期簡報,選取一些黨員的典型發言。結果證明,這兩期簡報對推動這次大討論起到了積極的推進作用,使每名黨員在討論前都進行認真思考,最終在黨員討論的基礎上形成了市局共產黨員先進性的具體標準,即當好五個排頭兵:堅定信念,做構建和諧社會的排頭兵;勤奮學習,做提高實踐本領的排頭兵;牢記宗旨,做優質高效服務的排頭兵;弘揚正氣,做文明公正執法的排頭兵;奮發有為,做爭創一流業績的排頭兵。

抓沸點

所謂沸點,就應比熱點問題更讓人關注,因而引起的反響會更大。在這次先進性教育活動中,我們推出了一個優秀的黨員律師×××,他是這次活動中出現頻率相當高的名字。整個活動中,以×××的先進事跡為專題的簡報我們共編髮了9期,占到這次教育活動全部簡報的10%。首都八大新聞媒體也分別在“時代先鋒”欄目中推出×××的先進事跡,最後,×××先進事跡報告會將這次先進性教育活動推到了高潮,而我們的簡報及時跟蹤報導了這名優秀黨員律師的事跡及相關信息,對先進性教育起到了很好的促進作用。

抓亮點

簡報 簡報

亮點,必定是能讓人眼睛一亮、為之一振的事情。這次活動中,我們捕捉了不少亮點,為這次先進性教育活動增色不少。例如,在這次活動中,市局的很多離退休的老黨員身上有許多感人的事跡,有的老黨員躺在病榻上堅持讓子女念檔案,有的還撰文寄語機關年輕的共產黨員,有的在臨終前還囑咐子女不要忘了交先進性教育知識答卷等等,這些看似細小的事情恰恰是“於細微處見精神”,我們以老幹部的一些感人事跡為例先後編髮了“滿目青山夕陽紅”“從古到今話廉政——與市局機關的年輕共產黨員談談心”等簡報,受到了上級機關的好評並被轉發,而且在普通黨員幹部中也贏得了一致好評。

抓材料

簡報作為加強領導和推動工作的重要工具,內容必須保證絕對真實、準確。否則,就會造成不良後果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環境、氣氛等無形的事實搞“合理想像”。必須深入調查研究,不走馬觀花、浮光掠影,更不可“聽風就是雨”,保證材料絕對真實可靠。也就是說,要做到簡報所選用的任何材料,包括人名、地點、時間、情節、數字、引語、因果關係等等,都完全準確無誤,沒有絲毫的虛構、誇張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時,更要嚴格把握分寸,有一說一,有二說二,實事求是,恰如其分,留有餘地。二是要強調真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假,不趕“浪頭”追時髦,不歪扭寫作角度,不搞事態發展的“提前量”,必須忠實於事實,保證符合事物本來面貌。

簡明扼要

簡報的寫作必須注意做到簡短、明快,用儘可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中,一稿一事,不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題,不搞面面俱到才能使簡報的主題凝聚,篇幅短小,問題說得透徹。如果簡報所涉及的內容較多,可以把想說的問題進行歸納、提煉,抓住最能反映事物性質的東西做主題,重點來寫,其他則一概摒棄;也可以將可寫的幾個問題,各寫一期簡報分期介紹,一期一個重點,上篇一個側面,千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料,圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣,總是以個別反映一般,不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此,撰寫簡報之前,必須對材料進行分析研究,精心選擇。凡是能夠表現主題的材料,都要注意加以精選,不可輕易放過;凡是與主題無關的材料,即使十分生動,也必須忍痛割愛、堅決捨棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性,最能反映事物的本質。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用,做到不堆砌,不羅列,不雷同,少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現出來,使簡報的內容更加簡潔。三是注意既要求簡,又要寫清。簡報求簡,是在說明問題的前提下求簡。“簡”,應該是服從內容的需要,不能由一個極端走向另一個極端。

講究時效

簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據之一,也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能,決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷,對問題反應得快,對材料分析得快,寫作構思快,動筆成稿快,同時,還要求簡報的編輯、簽發、列印、發稿速度快,共同把握髮稿時機。

內容實在

簡報的寫作既不同於文字作品,也不同於評論文章。文學作品的創作,靠刻劃形象來表達主題思想;評論文章的寫作,靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報導一樣,是靠用現實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話,是簡報的主要特徵之一,也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

選稿要求

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題,但簡報選稿最有時代性。選好稿子,必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子,需要注意四個問題:

1、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現在三點上:一是對中央的方針政策,對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排,頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質,又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物,對各方面工作的變化和發展,對各式各樣的信息,反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海,又能夠迅速地反應出簡報工作應採取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感,既能意識、鑑別,又能牢牢抓住不放,不讓好的線索在自己手中白白放過。

2、看問題要有預見性。工作不是一成不變的,是在不斷發展的。作為單位“機關報”的簡報,要起到對工作的指導作用,就必須對工作的進程有預見性。也就是說,簡報的編輯看問題、審稿子,不能只想到今天,只看到眼前,還是看到明天,還要想到工作的下步發展,這樣才能真正抓住符合事物發展方向的先進經驗,抓住障礙事物發展的不良傾向,抓住事物發展過程中即將遇到的實際問題,選擇出有指導意義的簡報來。

簡報 簡報

3、判斷要準確。簡報編輯的水平,在很大程度上體現在對稿子的判斷能力上。具體講,做好稿子的選擇工作,應從三個方面搞好判斷:一是搞好稿件的真偽和準確程度的判斷。也就是通過看稿,要對稿件的真實程度心中有數,對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準,寫得也很清新,也有的來稿反映問題不突出,缺乏指導意義,簡報編輯對這兩類稿子是容易鑑別的,是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜,往往把有價值的內容淹沒在一大堆材料中了,對這種稿子,編輯要慧眼識貨,能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發“利與弊”的判斷。有些來稿,事情是真實的,觀點也是對的,但怎樣刊發,什麼時候刊發,有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子,在刊發時機上,是早發還是晚發“情況簡報”,讓大家都知道,還是發“情況反映”,只供領導參閱,不擴大宣傳範圍;在提法和措詞上,掌握什麼樣的分寸、用什麼樣的口徑,這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋,積極而穩妥地做出判斷。

4、要靈活掌握稿件的寫作質量。有些來稿雖然在寫作質量上差一些,但反映的問題都很重要,材料也是翔實的,就應該考慮編髮。必要時,簡報的編輯還可以親自動手重寫,決不要僅僅因為文字遜色了一點,就把一些很有價值的文稿拋棄。

格式結構

簡報的種類儘管很多,但其結構卻不無共同之處,一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語,成為五個組成部分。

簡報 簡報

簡報一般都有固定的報頭,包括簡報的名稱、期號、編髮單位、發行日期、保密等級和編號。

1、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處,為了醒目起見,字號易大,儘可能用套紅印刷。

2、期號 位置在簡報名稱的正下方,一般按年度依次排列期號,有的還可以標出累計的總期號。屬於“增刊”的期 號,要單獨編排,不能與“正刊”期號混編。

3、編髮單位,應標明全稱,位置在期號的左下方。

4、發行日期,以領導簽發日期為準,應標明具體的年、月、日,位置在期號的右下方。

5、密級和保存要求,密級要求印在報頭的左上角頂格。分別標明“機密”、“絕密”等等字樣。

6、編號,編號位於報頭右上方,保密性簡報才用編號,一般簡報不用編號。

報頭部分與標題和正文之間,一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據需要,還應標明密級,如“內部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等,位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發單位。報,指簡報呈報的上級單位,送,指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位,發,指簡報發放的下級單位。如果簡報的報、送、發單位是固定的,而又要臨時增加發放單位,一般還應註明“本期增發×××(單位)”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數,以便於管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

注意

字型要夠大。太細的話,擺出來也沒有人可以看到,就失去了意義。

切忌在簡報內插入表格,特別是資產損益表之類的表格。沒有人有心機去細閱每一行細字所表達的內容。

切忌貪心,在每一版塞入太多內容。每一版內最多放四、五行。太多的話,也最多分成兩版或三版表示。要是你發覺你的內容超過三版,那表示你的簡報不夠簡潔。

簡報例文

政協××市六屆×次會議

簡 報

(第24期)   大會秘書處 1998年3月18日

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今年政府應辦幾件實事

××委員說:建議市長要有相應的任期目標,要像×××那樣一年辦幾件實事,年終總結,有哪些完成,有哪些沒完成,為什麼。

改“三公開一監督”為好

×××、×××委員說:報告在談到廉政建設時,提出實行“兩公開一監督”,我們認為應改為“三公開一監督”,即再增加公開市、縣兩級主要領導的經濟收入,以便接受人民民眾的監督。

不能再走大投入低效益之路

×××委員認為:1998年我市社會總產值為180億元,國民收入為74億元,而全市的財政收入只有9.15億元,很明顯,經濟效益是很低的。而1998年的計畫數字,基本上是按比例同步增長,經濟效益無明顯提高。這是我市多年來生產發展的一個關鍵性的問題,即大投入,低效益,致使財政拮据,入不敷出。市領導應著眼長遠,從當前入手,立足於大力提高經濟效益和增強生產後勁(包括政策、體制、發展規劃、產業結構、環境整頓、提高管理水平、提高勞動力的素質、提高勞動生產率、大力發展科技、教育等多方面綜合治理)。只有這樣,才能使我市的經濟進入高一層次的發展,形成良性循環。這才是提高經濟效益的真正出路。

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報:××政協

抄:××部門

送:××政府_________________________________________________________________________________________________

(共印×份)

簡報刊例

全國政協簡報 中國發展簡報 教育部簡報中國非國有經濟簡報等。

報紙名稱

1903年下半年創刊於濟南,由工藝局坐辦李士可負責。主要登載當時官員的升遷、稟見等情形。同時還摘錄南北各報新聞,刊登商業廣告。

《簡報》初創時,日出4開對摺一張,單面石印,分上下兩版。上版設《電諭》、《各省新聞》、《時事要聞》、《外國新聞》、《外省新聞》等欄目。下版專登廣告,但下版頭條仍為“轅門抄”。發行約四五百份,供在省官員和商民閱讀。

後來李士可到外地做官,《簡報》由沈景忱、李仲銘、吳繼魯、張希卿等人買下,由官辦改為民營,報紙由單面印刷改為雙面印刷,4開4版。時值清末,國內政治腐敗,外侮頻仍,《簡報》受各地報紙的影響,在辛亥革命前後發表了許多抵禦外侮、振興實業、收回權益的言論,成為當時濟南地區較有影響的一家報紙。民國建立後,特別是“五四”運動後,儘管該報在版面上增添了《專電》、《要聞》、《簡評》等欄目,但已明顯跟不上時代的發展,營業日漸衰落。後由濟南報界流氓何冰如買下,1929年7月停刊。

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