秘書

秘書

秘書(Secretary)可以指: 1.政黨之內的要職,最高者稱為總書記。 2.寫字樓及商業機構內的文員職位,專長是速記、打字、安排日程、會議、訂機票、訂酒店等。 3.香港決策局的最高級公務員職位。 美國聯邦政府的部長英文名稱亦為(總統的)部會秘書,如國務卿為Secretary of State、陸軍部長為Secretary of Army,平時稱為部長先生Mr.Secretary。

基本信息

詞語解釋

〖secretary〗:受僱為上級處理通訊及日常事務和雜務的人。

〖secretbook〗:秘密的書,如宮禁藏書、讖緯圖篆、朝廷機要文書等。

秘書 秘書

1.職務名稱之一。我國現今秘書的主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯繫接待、辦理文書和交辦事項等。

2. 使館中介於參贊和隨員之間的外交人員。分一等秘書、二等秘書和三等秘書。受使館首長之命進行工作,享有外交特權與豁免權。

3. 秘密機要的書籍檔案。宮禁秘藏之書。

《漢書·劉歆傳》:“及 歆 校秘書,見古文《春秋左氏傳》, 歆 大好之。” 漢張衡《西京賦》:“匪唯翫好,乃有秘書,小說九百,本自虞初。”《晉書·荀勗傳》:“及得汲郡冢中古文竹書,詔 勗 撰次之,以為《中經》,列在秘書。”

4. 秘密機要的書籍檔案。指讖緯圖籙等書。

《說文·易部》:“秘書說曰:日月為易。”段玉裁註:“秘書,謂緯書。”《後漢書·鄭玄傳》:“遂博稽六蓺,粗覽傳記,時覩秘書緯術之奧。”

5. 秘密機要的書籍檔案。指朝廷機要文書。

6. 官名;職務名。古代稱掌管圖書之官。如 漢 以來之秘書監、秘書郎皆是。

北齊 顏之推 《顏氏家訓·勉學》:“ 梁 朝全盛之時,貴遊子弟,多無學術,至於諺云:‘上車不落則著作,體中何如則秘書。’” 唐李商隱有《代秘書贈弘文館諸校書》詩。

7. 官名;職務名。掌秘要文書之官,如 三國 魏 之秘書令、秘書丞。

8.秘書就是協助領導處理日常事務和各種辦公室繁雜事務的專業人士。

涵義

①協助領導人聯繫接待,辦理文書和交辦事項的工作人員。

②指秘書職務。

秘書崗位是與領導崗位相伴生的,有了領導才有秘書的存在。秘書與領導的關係是一種有別於同事關係的特殊關係。這種關係處理的好壞事關全局工作的開展和秘書工作的成敗。一般機關單位的秘書皆不是某個領導的專門秘書,是要為整個機關單位領導群體服務的,工作具有綜合性的特點。

從秘書職位的角度來看,秘書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。

當今社會的秘書,在本質上是領導人工作的助手,既不能缺位無所作為,也不能越權胡作非為。

秘書:是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。他們以輔助決策,綜合協調,溝通信息,辦文、辦會、辦事等為主要職能,是領導者、主事者的參謀和助手。

該定義可從3個角度來理解:

1.

秘書服務的根本對象是領導者;

2.

秘書活動的基本方式是處理信息和事務;

3.

秘書活動的根本性質是輔助性。

秘書實務:秘書工作者通過具體操作,直接作用於實際事和物的過程。

中國

古代

1.起源:炎黃殷商

前提:

a 社會組織、領導者需要輔助人員;

b 文字書面信息的使用

2.各朝具體情況

原始社會後期:皇帝設“六相”,以倉頡為史官;

堯舜設百揆、秩宗、納言等官職兼秘書工作。

特點:工作範圍不廣,一人負責多事,分工不明,但已脫離萌芽狀態,有一定雛形

夏商周:我國秘書工作正式確立

夏朝建立,制度完善,秘書產生,太史令、左右史、秩宗

殷商:巫史合一,稱為“史巫”,負責占卜、傳達王命、保管文書

西周:史巫分家,史官任秘書工作

春秋戰國:社會大變革,對內參與國王決策、起草文書、宣布命令;對外接訪、信件

特點:分工明確、職責重大、地位上升、可以參政

秦漢:秦:御史大夫相當於眼下的秘書長

漢:尚書台掌管奏章、參與決策;主薄、書佐為中下層秘書,保管文書、寫公文

特點:地位空前上升,身兼多職

漢魏:曹操改秘書為秘書令

兩晉:設秘書寺,下設秘書卿,秘書少卿,秘書丞,主簿官,形成完整秘書機構

特點:漢魏統治階級內部爭權激烈,低級秘書提拔為高級秘書

隋唐:

隋:避諱“忠”,中書省改為內史省,中書監改為內史監,門下省改為納言

唐:中書省出令,門下省審議,尚書執行

唐玄宗:翰林學士,內相,學士型秘書

軍隊:秘書官,參軍 地方:參事,主簿,書吏

特點:要求高,科舉,書法,文理判事,口才,外貌

宋元:

宋:中央集權空前集中,只有中書省參與機密,設樞密院

元:曾設行中書省,行樞密院

特點:a 機構更繁雜,分工細密

b 軍政分立,秘書工作分為樞密院,中書省

c 嚴格考選制度

明清:

明:內閣,六科,通政司,六書房,後期有司禮監

清:內閣,南書房,軍機處 地方:師爺

特點:已形成系統完備嚴密的秘書工作體制,皇權統治,行政管理的重要組成部分

近現代

1.清末:純粹以“秘書”二字命名秘書工作。

2.辛亥:承政廳、秘書長、政府文秘。

3.國民政府:從中央到地方建立健全秘書工作,明文規定職責,加強文書工作。

4.新中國:適合社會主義的工作組織組織制度,秘書長、辦公廳主任。

5.當代:公務秘書,私人秘書。

外國

古代

英:處理國王通信,處理機密的高官。

日:秘書是官職,中央政府一級的部長助理。

俄、法:秘密的文字材料。

近現代

美:

1.政府秘書、行政、法律、公司、經理、專業、技術、醫學、教育、財經、通信、首席文字處理員、文字處理員;

2.秘書機構:白宮辦公廳、國務院、對外秘書服務處、聯合國秘書處;

3.秘書教育與考試,特許職業秘書考試;

4.社會、專業、智慧型化。

英:

1.秘書機構:內閣辦公廳,內閣秘書處,內閣常務秘書,下院事物處、下議院長辦事處;

2.職級種類:(政府、私人、公司)行政-執行-文書、辦事員-助理;

3.考試。

日:

日本型秘書、歐美型秘書;公務-事務-外事-企業-私人。

級別:見習-初-中-高。

宮內廳-內閣官方-總理本府-大臣官房交談機構。

官職化

1.中國秘書官職化時代

在我國,“秘書”一詞最早出現於漢代。最初的含義是指物而非指人。

即帶有神秘色彩的圖書。根據古籍記載,這些圖書主要有兩類:

宮禁里的秘籍,因為是宮禁內收藏的各種經典文獻,因而一般不予公開,故稱為“秘書”。如《 晉書·荀勖傳》:“及得汲郡冢中古文竹書,詔勖撰之,以為中經,列在‘秘書’。”

指讖緯圖籙。這是一種在漢代流行的宗教迷信,是巫師或方士製作的一種預算吉凶的隱語。

至東漢後期:“秘書”不僅指物,也指機構和人員。

古代的秘書工作者,被稱為“史官”、“御史大夫”、“尚書”、“長史”、“主簿”等。

唯有一次例外,那就是東漢末年

魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的秘書機構--尚書台的勢力,曾設秘書令,以“典尚書事”,這樣,秘書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能,而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。

至清末,我國的秘書工作真正名實相符。

辛亥革命後,秘書的含義發生了質的變化。

其一:秘書一詞已完全擺脫了“圖書”的含義,從原先指物轉變為特指從事秘書工作的人或職位。

其二,對秘書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞台,對各級政府部門中從事秘書工作的人員或相關職位均以“秘書”相稱。

2.國外秘書官職化時代

西方已開發國家的定義。國際職業秘書組織(英文全稱:professional secretaries international)

“秘書”這個詞來源於保密者。指那些被國王和王后僱傭來保守國家和私人秘密的人。

今天Secretary第一個字母S大寫的時候,意為部長或大臣,這是政府部門的高級官員

Secretary of State 在英國是指(主管政府一部門的)國務大臣,在美國則指國務卿。

The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意為外相

The Secretary of State for Home Affairs 則是內政大臣

Chief Cabinet Secretary 日本的“內閣官房長官”

沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。

資產階級革命後,秘書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。另外,國外私人秘書的發展歷史也相當悠久。

貴族成員多喜歡僱傭私人秘書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有秘書,他們通常被叫做“辦事員”。如英國著名的政治學家和哲學家約翰·洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人秘書。16世紀英國的著名詩人約翰·鄧恩也曾是掌璽大臣的私人秘書。

總之,在秘書職業社會化以前,秘書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員,因此,我們將這一時期稱為秘書官職化時代。

社會化

1.國外秘書工作的社會化、職業化發展

英文Secretary出現了另一個重要含義,秘書作為一種社會職業,開始確立。

第一個字母S小寫的時候,就泛指受僱傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的秘書工作人員

2.我國秘書的社會化職業化發展

我國的私人秘書始於清朝,稱幕客,也稱“西席、館師、賓師”等,俗稱師爺,由地方長官私人聘請,不拿官方俸祿,不占政府機構編制,是地方長官的私人秘書。

改革開放以前,我國的秘書主要是一種行政職位。改革開放後,秘書開始由官職走向社會化、職業化。

稱謂

秘書 秘書

社會上對秘書人員的各種稱謂打字員、文秘、內勤、文書、文員、辦公室主任

XX主管(培訓主管和業務主管)

XX助理(人事助理和執行助理)

初級秘書和高級秘書等等

對這些稱謂的分析

對秘書稱謂的不規範帶來的問題

1.秘書稱謂的不統一給界定秘書職務帶來了困難,不利於對秘書人員進行科學的管理

2.容易造成秘書角色認知的差異,一個單位中同時存在秘書、文書等稱謂,使得非秘書稱謂的人員不能以秘書的角色規範來要求自己

3.不利於秘書學科基本術語的準確表達。

類別

按秘書的從屬和服務對象的角度,可分公務秘書和私人秘書兩類。

以秘書在組織內部的工作分工來分,可以分為:行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關秘書。

以秘書從事工作的行業特徵來分,可分為法律秘書、醫藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書、參謀秘書、財經秘書、綜合秘書、涉外秘書、事務秘書、翻譯秘書等。

層次

在秘書職位的縱向層次上分為:初級秘書、中級秘書和高級秘書。

包含4層含義:

體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次

體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例

體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差

體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別

職業特徵

【(一)秘書的職業特徵】 

服務的直接性和穩定性

知識化和專業化

年輕化和女性化

【(二)秘書日益成為現代社會急需的軟人才】

秘書是“軟人才”中的代表之一。

秘書的職業通道很長,中國加入WTO,為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。

工作性質

【(一)秘書的根本性質——輔助性】

輔助性是秘書部門天生的屬性

輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求

輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的

【(二)秘書工作的特徵】

與其他具有輔助性職能的工作相比,秘書工作具有以下的特徵:

1.中介性

秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用,另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。

2.直接性

秘書工作的直接性體現在:在行政組織上,在崗位設定上,在工作程式上

3.全面性

是體現在職能輔助的全面性上

是體現在過程輔助的全面性上

4.服務性

人們把秘書工作比喻為“上管天文地理,下管雞毛蒜皮”,把秘書工作說成“沒大沒小,沒完沒了”。

5.被動性

秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。

秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。

6.潛隱性

秘書工作的潛隱性表現在三個方面:

活動名義的假借性

活動過程的幕後性

勞動成果的潛在性

7.機密性

關於這點,我們將在後面具體闡述。

工作要求

主要可概括為“ 四個轉變”和“ 六個要求”

【(一)秘書工作的“四個轉變” 】

秘書工作“三服務”(為中央服務;為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務;為人民服務)

秘書工作應該發揮“四個作用”(參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用)

實現“四個轉變

1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策;

2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息;

3.從被動服務轉變為主動服務:

4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對秘書人員提出了更高的要求,即秘書工作應該向著綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展,而這也是已開發國家秘書工作的特點。

【(二)秘書工作的六個強調】

1.

強調調查研究工作

2.

強調信息工作

3.

強調信訪工作

4.

強調協調工作

5.

強調督察工作

6.

強調黨務、政務服務工作

工作內容

職能和職責的區別

職責是秘書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵,解決的是秘書應當做什麼的問題

職能則是秘書人員在職責範圍內一切活動所產生的整體功能,它具有巨觀性和概括性的特徵,它不僅解決秘書工作做什麼的問題,還要解決秘書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。

【(一)秘書的職能】

1.輔助決策

(1) 輔助決策的含義:在決策過程中,在知識(包括理論)、能力(包括技術)、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償,以提高決策的科學性和時效性。

(2) 輔助決策的特徵:體現在以下幾個方面:

輔助內容的綜合性

輔助時間的經常性

輔助環節的全過程性

(3) 輔助決策的原則

超前原則

定位原則

信息原則

諫諍原則

(4) 輔助決策的過程

協助領導確定目標

協助領導設計方案

協助領導評優選優

協助領導實施反饋

2.協調關係

(1) 協調關係的含義:秘書的協調是指秘書人員在自己的職權範圍內,自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係,促進各項活動趨向同步化和和諧化,以實現組織目標的行為過程。

(2) 協調關係的特徵

從屬性

廣泛性

間接性

(3) 協調關係的原則

政策指導

客觀公正

平等協商

注重整體

靈活適度

(4) 協調關係的過程

摸清情況

找出癥結

恰當協調

督促落實

檢查反饋

3.處理信息

(1) 處理信息的含義:信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、訊息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身,而是表征事物訊息和信號中的內容。

(2) 處理信息的原則

及時性原則

保真性原則

適用性原則

預測性原則

(3) 處理信息的內容

歷史信息

上級信息

內部信息

公眾信息

社會信息

(4) 處理信息的過程

信息的收集

信息的加工

信息的傳遞

信息的反饋

信息的儲存

4.辦理事務

(1) 辦理事務的含義:事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。

(2) 辦理事務的特徵

綜合性

服務性

繁瑣性

突擊性

(3) 辦理事務的原則

被動中求主動

原則中求靈活

繁雜中求規範

(4) 辦理事務的程式

自然程式

理論程式

指令程式

法定程式

技術程式

習慣程式

【(二)秘書的職責】

大致也有以下11個方面:

日常事務管理(辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理)

接待事務(來訪接待、安排服務等)

會議事務(會議安排、會場布置、會議服務、會議檔案的處理等)

行政事務

信訪事務(民眾的來信來訪或顧客的投訴處理等)

調查研究事務(蒐集信息,提供可行性的方案供領導選擇)

文書檔案事務(文書撰寫、製作、處理和檔案管理)

寫作事務(各種文體的寫作)

協調工作(政策、工作、地區、部門、人際關係等)

督察工作(督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況)

其他領導臨時交辦的任務

國外秘書

職業特點

1.社會化、行業化

2.專業化、知識化

3.自動化、高科技化(既然技術能解決一切問題,能保證秘書的高效率工作,是否意味著未來的秘書工作將不再具有重大意義,秘書也將為機器所取代呢?)

4.科學化、制度化

以馬里蘭州初級大學為例,公共課有:速記、打字、閱讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程式、計算機套用、秘書學、體育、會計學。

行政秘書的專業課程有:商業數學、企業法、簿記、演講、社會科學、行政秘書聽寫和錄音、行政秘書準則等。

法律秘書的專業課程有:美國政府組織和企業法、法律秘書準則、法律專門術語、法律秘書聽寫和錄音、法院及法律事務程式、聯邦及馬里蘭州法院條例等。

醫藥秘書的專業課程有:生物學、生理學、人體解剖學,心理學、醫藥學、醫藥專門術語、

美國“ 秘書專業證書”(CPS)考試,行政管理協會(AMS)還舉辦了CAM考試,英國有“特許秘書和行政人員工會”(ICSA)

法國有秘書的職業培訓和考試制度,還在國家行政學院通過嚴格擇優培養高級秘書人才。

德國專門開辦了“歐洲秘書培訓班”,並由“歐洲秘書協會”和“國際貿易協會”聯合主持考試,合格者成為駐外機構的秘書。

日本由全國秘書協會主持CBS的資格考試。

發展趨勢

1.秘書工作日益向智慧型型轉化。

2.秘書人員的學曆日益提高,秘書工作也日趨終身化。

3.對秘書理論的研究日益加強。

(一)美國的秘書工作

1.美國秘書工作概況

2.美國秘書的分類和分級

(二)英國的秘書工作

1.英國秘書工作概況

2.英國國家秘書的分類

(三)德國的秘書工作

1.德國秘書工作概況

2.德國秘書的主要分類和各類秘書的工作概要

(四)法國的秘書工作

1.法國秘書工作概況

2.法國的政府秘書機構及其主要工作

(五)日本的秘書工作

1.日本的秘書與秘書工作概況

2.日本秘書的類別及其工作的主要內容引九、“國際行政管理者協會會”和秘書節:INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 縮寫IAAP,即“國際行政管理者協會會”,是世界上30多個國家和地區的秘書成員交流秘書工作經驗的中心和匯集互通信息的陣地。其前身為"國際職業秘書協會"(PROFESSIONAL SECRETARIES INTERNATIONAL),是當今世界有名的跨國性的職業組織。該組織成立於1942年,原名美國全國秘書協會,其總部設於美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人,700家分支機構,除美國的在職秘書外,包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區,如英國、德國、義大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、台灣、巴西、秘魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。

其宗旨是:作為秘書的代言機構,維護秘書的合法利益;通過連續教育,提高秘書人員的素質和水平;介紹最新技術,增強業務技能,提高秘書的職業地位。

“國際行政管理者協會”提供給會員的刊物有:

《秘書》雜誌:為國際秘書領域主要刊物,交流介紹秘書工作方面的新思想、新觀念、新動態、新技術。

秘書工作範例》:為國際職業秘書協會同各分支機構中企業經理代表人物合作創辦的一種多方面綜合論述刊物,適用於各種辦公室環境,反映秘書職責的共同特性。

職業秘書道德準則》:建立和傳播職業行為標準,體現秘書的職業道德觀念。

“國際行政管理者協會”每年舉辦“特許職業秘書考試”,於世界設250個考場同時進行,報考條件很嚴,高中生要有6年秘書工齡,大學生要有共6年的大學學齡和秘書工齡才能報考。有學士學位的人須完成一年經過證明的工作經驗亦能報考。考試科目為:企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程式等。考試連續進行12小時。1980年曾有6000人報考,1000人合格。合格者獲“特許職業秘書”資格(簡稱CPS)。在美國,所有秘書都期望獲此資格,以求個人有所發展。

自1952年起,“國際行政管理者協會”還將每年4月最後一個工作周定為“秘書周”,該周的星期三定為秘書節,並舉行相關的慶祝活動。舉行這樣的慶祝會被認為是為了認同辦公室里工作的秘書的貢獻,和吸引更多的人從事秘書或行政工作。2000年,“國際行政管理者協會”宣布將秘書周和秘書日改名為行政專員周和行政專員日,與當今不斷變化的工作名稱和職責增加保持一致。

加拿大總理克雷蒂安的賀詞:

我很高興對參加2002年行政專員周和50周年慶典的各位致以最熱烈的祝賀。紀念周為領導者提供了一個認可在加拿大及世界各地行政人員所做出的貢獻的很好機會。行政專員工作高效,知識豐富,技能嫻熟,掌握了最新的辦公技術和具有異常完美的組織協調能力。我希望和領導者及其需要合作工作的人一起,為你們的辛勤工作和傑出貢獻致以真誠祝賀。

職業技能

秘書 秘書

在過去的幾十年中,秘書的角色變化得很快,她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作範疇,秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟體套用、組織會議和出差、外部網和內部網的通信、檔案信息整理、辦公室管理等方面。

這種變化使得市場對秘書人才職業技能的需要也開始發生轉變。在21世紀,秘書需要有以下五方面的能力:

一、多元化才能。秘書套用懂得兩國甚至三國以上的語言,具有一定的語言處理能力和計算機技能。

二、組織能力。秘書應當是一個組織者,她要為各種會議和活動作計畫,並落實安排。同時,她還需要應付一大堆的工作日記、計畫表、檔案和電子檔案。

三、溝通能力。秘書需要和老闆、同事以及客戶打交道,她要善於協調企業內外部的關係。

四、獲取新知識的能力。秘書必須通過繼續深造來不斷增長知識和提高技能,特別是在辦公技術方面,她需要跟上計算機套用的發展步伐。

五、團隊合作能力。秘書要參加到許多實際項目中去,她需要收集信息,需要督促團隊努力工作。因此團隊合作能力也是秘書工作的一個關鍵部分。

職業背景

隨著經濟管理全球化、信息化、專業化,秘書也開始以一種全新的思維方式進入到諸多領域之中,成為企業領導者必不可缺的得力助手。為促進秘書工作現代化,提高秘書人員的業務素質和工作能力,國家自九八年起實行秘書專業人員必須持證上崗,並在企事業單位推廣秘書職業資格證書制度。按照勞動和社會保障部安排,定於2008年5月對從事秘書工作的人員進行國家職業資格全國統一鑑定。

本職業共設四個等級:初級(國家職業資格五級)、中級(國家職業資格四級)、高級(國家職業資格三級)、技師(國家職業資格二級)。

廣東自考專科課程

03706 思想道德修養與法律基礎 2 必考 筆試
03707 毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想概論 4 必考 筆試
04729 大學語文 4 必考 筆試
00341 公文寫作與處理 6 必考 筆試
00854 現代漢語基礎 4 必考 筆試
00315 當代中國政治制度 6 必考 筆試
00345 秘書學概論 6 必考 筆試
00182 公共關係學 4 必考 筆試
00040 法學概論 6 必考 筆試
00509 機關管理 6 必考 筆試
00163 管理心理學 5 必考 筆試
00346 辦公自動化原理及套用 3 必考 筆試
00347 辦公自動化原理及套用 2 必考 實踐考核
00510 秘書實務 6 必考 筆試
00514 外國秘書工作概況 4 必考 筆試
00144 企業管理概論 5 必考 筆試
00024 普通邏輯 4 加考 筆試
05679 憲法學 4 加考 筆試

培訓對象

從事辦公室程式性工作、協助領導處理政務及日常事務並為領導決策及其實施提供服務的人員以及秘書專業專科學歷的在校生、應、往屆畢業生。

考試簡介

秘書職業資格考試是在國內從事秘書職業的資格準入性考試,是由國家勞動和社會保障部職業技能鑑定中心組織的全國統一鑑定考試,一般每年舉辦兩次,在六月份和十一月份各開考一次。考試合格者可獲得國家勞動和社會保障部頒發的全國通用的相應等級的秘書職業資格證書。

工作心態

2014年4月24日,人民日報海外版全文刊載了習近平同志1990年的一篇談話稿《秘書工作的風範——與地縣辦公室幹部談心》一文。雖然,時隔20多年,但文章所承載的思想仍閃爍著時代光芒,“可謂每句都是實在話”。文章指出秘書要努力做到“五不”:不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是。這不僅對於當秘書的人有極強的學習價值,對廣大領導幹部特別年輕領導幹部也具有深刻的教育意義。

不自恃、不自負、不自詡、不自卑、不自以為是,這“五不”,細細讀來,都是對一些不良心態的批判否定和嚴格要求。心態決定狀態。對領導幹部而言,心態不僅影響自身的外在形象,而且透過一言一行、一舉一動影響著周圍的同志,影響著工作氛圍,影響著政治生態。端正心態,是加強領導幹部自身修養的重要一關,是提升領導幹部履職能力的必要前提。將“五不”要求貫徹到幹部的領導行為中,將是加強幹部心態建設的有益探索。

加強心態建設在於正確對待自己。毛主席說過:“人貴有自知之明”。作為領導幹部,必須實事求是地找準自己的“坐標”,既不能自視過高,也不必妄自菲薄。崗位的變化、事業的發展固然與個人能力息息相關,但人的際遇各不相同,有的人仕途亨通、一帆風順,有的人宦海沉浮、一波三折。對於前者,不能認為少年得志而有所依仗、有恃無恐,即要做到“不自恃”;對於後者,必須克服自輕自賤、自慚形穢的心理,即要做到“不自卑”。總之,面對人生沉浮、名利得失,要抱有平常之心,泰然處之——有所得時,無須得意忘形;有所失時,不必失魂落魄。

加強心態建設在於正確對待同志。不管什麼原因,同在一個班子共事、同在一個單位工作,就是緣分。珍惜緣分,同志之間,不論職務高低,都要一視同仁、寬容相處。有人說過“你能容忍多少人,你就能團結多少人,就能領導多少人”,你“看不慣”多少人,就有多少人“看不慣”你。作為領導幹部,如果自視過高,刻意追逐優越感,就會把“自負”寫在額頭上、落到行動中,對自己的同僚和下屬、對基層幹部和民眾盛氣凌人、態度傲慢、頤指氣使、發號施令,“派頭”十足、“架子”高高。殊不知,不會換位思考的人,始終得不到別人的真正尊重。

加強心態建設在於正確對待組織。作為黨培養教育的幹部,是組織的信任和重用,才能走上領導崗位,必須謹記對組織負責,做到不自詡、不自以為是。不自詡,就是不把個人凌駕在組織之上,對組織的決策部署,不妄加評論、唯我獨尊;對組織紀律特別是黨的內部機密,更應當守口如瓶。不自以為是,就是不能隨心所欲、脫離組織,防止對組織的決定、政策斷章取義、任意歪曲、敷衍塞責、玩忽職守。領導幹部面對組織不自詡、不自以為是,關鍵就要懷有感恩之心,服從組織安排的任務,自覺維護組織的權威,為組織擔責分憂。

職業等級

本職業共設四個等級,分別為:五級秘書(國家職業資格五級,原初級)、四級秘書(國家職業資格四級,原中級)、三級秘書(國家職業資格三級,原高級)、二級秘書(國家職業資格二級)。

2008年開展二級秘書的全國統一鑑定。

中國外資企業秘書分三類:

初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主;

中等秘書(一般性秘書)——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。

高級秘書(經理助理)——能起草重要的契約文本、懂法律、稅務知識,有應急處理能力,有較強的語文素養和較高的套用寫作能力。

申報條件

(一)五級秘書(具備以下條件之一者):

1、經五級秘書正規培訓達規定標準學時數,並取得結業證書。

2、在本職業連續見習工作2年以上。

(二)四級秘書(具備以下條件之一者):

1、取得五級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作2年以上,經四級秘書正規培訓達規定標準學時數,並取得結業證書。

2、取得五級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作3年以上。

3、連續從事本職業工作4年以上。

4、取得經勞動和社會保障行政部門審核認定、以四級秘書技能為培養目標的中等以上職業學校本職業(專業)畢業證書。

(三)三級秘書(具備以下條件之一者):

1、取得四級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作4年以上,經三級秘書正規培訓達規定標準學時數,並取得結業證書。

2、取得四級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作5年以上。

3、取得大學本科畢業證書,並連續從事本職業工作2年以上。

(四)二級秘書(具備以下條件之一者):

1、取得三級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作4年以上,經二級秘書正規培訓達規定標準學時數,並取得結業證書。

2、取得三級秘書職業資格證書,連續從事本職業工作6年以上。

3、取得大學本科畢業證書,並連續從事本職業工作4年以上。

發展前景

秘書屬於公司內勤工作人員,是和老闆比較接近的人如果能有效處理老闆交代安排的所有工作,自然會得到老闆的器重,許多主管人選都是從秘書里產生的。一般而言,秘書的晉升是比較緩慢的,但是從長遠角度看這一崗位是非常穩定的。秘書經常需要與辦公室的其他人員進行溝通或是交流,因此需要有很強的文字和口頭表達能力,如果會一門外語,則會獲得更多參與培訓的機會,如果各方面表現優秀,尤其具備較強的組織管理、領導協調能力,則有機會晉升為行政經理。

秘書一般月薪範圍在1500-8000元之間,根據個人學歷、經驗、企業性質、特點等的不同而有所差別。從學歷來看,擁有碩士學歷者的薪資為平均薪資的1.5倍;從外語能力來看,外語精通者的薪資為平均薪資的1.4倍左右,較為熟練者的收入也在平均薪資1.1倍左右;從工作年限來看,3-5年工作經驗是薪資增長期,而8年以上則是薪資豐厚期;從企業性質來看,外商獨資、歐美企業的秘書薪資均為平均年息的1.2倍以上,其中上海達到1.36倍,居各地之首。

此外,男秘書在未來也將有廣闊的發展前景,專家指出,男秘書在很多方面其實更具優勢。例如男秘書通常言語較少,注重實質性和程式性的工作;做事富有條理性,很少將不良情緒帶到工作中,並能適時幫助領導分擔一些體力勞動。專家建議,男領導搭配男秘書,其實在理論上是最合適的,因為彼此的工作方式更接近,交流的阻礙更少,也易於杜絕腐敗和浪費。

雜誌名稱

《秘書》雜誌,是一本面向各級各類秘書工作者、秘書專業師生和秘書學者的專業期刊。雜誌由上海市教育委員會主管、上海大學主辦,面向國內外公開發行。

圖書信息

書名:秘書(國家職業資格四級)

圖書編號:1937291

出版社:中國勞動社會保障出版社

定價:14.0

ISBN:750454576

作者:勞動和社會保障部教材辦公室組織

出版日期:2004-10-01

版次:1

開本:小16開

簡介:

職業資格證書是就業通行證,國家職業技能鑑定的應試人數因此而日益攀升。本書的讀者對象是職業技能鑑定應試人員中的學生群體。在內容上,根據考核要點的要求,逐條對讀者進行鑑定前的強化訓練;在形式上,根據考前科學的複習方式,逐步引領讀者進入鑑定考核實戰空間,並幫助讀者到達勝利的彼岸。本書包括應試指導、實戰演練、親臨考場、理論知識強化4部分。

應試指導根據操作技能鑑定考核要求給出“技能鑑定考核試題形式”“試卷的組成及考核注意事項”“提高適應能力,考出好成績”“考核內容”4項內容,旨在幫助和指導讀者在考核前做好知識和心理等多方面的準備。

實戰演練根據操作技能考核的要求,逐條對考核要點的操作技能進行具體指導,旨在使讀者深入理解考核要點的要求,並熟練掌握考核要點要求的操作技能。

親臨考場通過完整的操作技能考核試卷使讀者熟悉考試形式,了解考場規則、評分原則和標準,有針對性地進行考前準備。

理論知識強化根據理論知識鑑定考核要點的要求,給出理論知識考試複習重點內容,旨在幫助讀者在考前對理論知識考核要點內容進行強化記憶,起到“臨陣磨槍”的作用

目錄:

應試指導

技能鑑定考核試題形式

試卷的組成及考核注意事項

提高適應能力,考出好成績

考核內容

四級秘書操作技能鑑定考核要點表

四級秘書理論知識鑑定考核要點表

實戰演練

考核要點1——確定接待規格

考核要點2——制定接待計畫

考核要點3——進行橫向溝通

考核要點4——進行縱向溝通

考核要點5——處理衝突

考核要點6——進行安全檢查

考核要點7——信息保密

考核要點8——編制值班表

考核要點9——管理零用現金

考核要點10——報銷商務費用

考核要點11——收發文處理

考核要點12——辦公設備和辦公用品的進貨

考核要點13——辦公設備和辦公用品的保管

考核要點14——辦公設備和辦公用品的庫存管理

考核要點15——編制時間表

考核要點16——填寫工作日誌

考核要點17——管理工作日誌

考核要點18——擬寫簡報

考核要點19——擬寫會議記錄

考核要點20——擬訂意向書

考核要點21——擬訂訂貨單

考核要點22——擬寫產品說明書

考核要點23——擬訂會議議程

考核要點24——擬訂會議日程

考核要點25——選擇會址

考核要點26——做好會議記錄

考核要點27——做好會議期間的信息溝通工作

考核要點28——做好會議期間的值班和保衛工作

考核要點29——做好會議檔案資料的立卷歸檔

考核要點30——做好會議經費結算工作

考核要點31——擬訂開放參觀活動方案

考核要點32——安排宴請活動

考核要點33——擬訂商務旅行計畫

考核要點34——準備出國商務旅行

考核要點35——信息的系統整理

考核要點36——信息的有效傳遞

考核要點37——信息的有序存儲

考核要點38——進行檔案分類

考核要點39——進行檔案檢索

考核要點40——做好檔案鑑定工作

考核要點41——做好檔案保管工作

親臨考場

試卷1

試卷2

理論知識強化

考核範圍1——公務文書的概念和程式

考核範圍2——公文的格式

考核範圍3——文種辨析與常用公文的擬寫

考核範圍4——文書擬寫基礎知識

考核範圍5——計算機基礎知識

考核範圍6——辦公室常用設備的使用與維護

考核範圍7——計算機網路知識

考核範圍8——速記基礎知識

考核範圍9——公司法

考核範圍10——外商投資企業法

考核範圍11——勞動法

考核範圍12——企業管理基礎知識

考核範圍13——接待知識

考核範圍14——溝通基礎知識

考核範圍15——辦公室事務與管理知識

考核範圍16——常用事務文書的擬寫知識

考核範圍17——會議知識

考核範圍18——商務活動知識

考核範圍19——信息管理知識

考核範圍20——檔案管理知識

職業證書

產生背景:

在歐美國家,秘書意味著是一種職業,一個具有嚴格素質要求的職業。從事秘書工作必須通過考試,取得職業證書後才能夠執業。針對我國的具體情況,勞動和社會保障部於1998年首次推出了“國家秘書職業資格鑑定考試”,截止到2005年11月,全國參加鑑定人員達23萬人,其中獲得國家職業資格證書的達17萬人。國家秘書職業資格證書旨在對從業人員進行理論實踐的培訓,提高秘書工作的各方面技能,使秘書職業資格證書成為入行的一項必備條件。
報名條件:
備下列條件之一者均可申報
初級:
1、從事秘書職業一年以上;
2、職業學校秘書專業畢業;
3、經過本職業初級正規培訓。
中級:
1、取得初級秘書資格職業證書,從事秘書工作兩年以上並經本職業中級正規培訓;
2、取得初級秘書資格職業證書並從事秘書工作三年以上;
3、從事秘書工作四年以上並未經本職業中級正規培訓;
4、秘書專業大學專科畢業。
高級:
1、取得中級秘書資格職業證書,從事秘書工作兩年以上並經本職業高級正規培訓;
2、取得中級秘書資格職業證書並從事秘書工作三年以上;
3、從事秘書工作十年以上並經本職業正規培訓;
4、大學專科秘書專業畢業後並從事秘書工作三年以上;
5、大學本科秘書專業後並從事秘書工作兩年以上。
課程設定:
秘書基礎知識:職業道德、經濟管理、漢語、辦公自動化、速記和法律法規;
秘書實物:接待工作、檔案工作、文書工作、辦公室工作、信息工作、協調工作和會議工作。
考試形式:
國家秘書職業資格鑑定考試採取“知識鑑定”和“技能鑑定”相結合的方式,分兩場考試,同天進行。鑑定通過後,頒發《中華人民共和國職業資格證書》,全國通用。

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