業務助理

業務助理

業務助理是保障公司銷售部門正常運轉,方便銷售部門制定銷售計畫和實現銷售目標必不可少的崗位;是為公司銷售部門提供後勤服務,為業務人員提供必要協助的崗位,提高業務人員的工作效益。業務助理素質的高低和處理業務的綜合能力直接影響銷售部門的整體業績和公司形象。業務助理對上是業務經理,是業務經理信息來源和整理的重要幫手。

重要性

業務助理對上是業務經理,是業務經理信息來源和整理的重要幫手。是幫業務經理處理業務瑣事的人物,而讓業務經理進行更重要戰略戰術。

工作內容

工作職責

一、接待客戶日常來訪、來電、來函等諮詢服務,為銷售部提供後勤服務。

二、協助業務人員進行訂單製作、跟單、樣品寄送,並跟進,為銷售部提供幫助。

三、處理製作業務員交給的報表,單據,檔案,資料等。

四、受理客戶的投訴電話,做好相關記錄,及時聯繫相關業務人員處理。

五、定期對重點客戶進行電話回訪,幫助業務人員做好客情,主動和客戶增進了解,介紹公司的企業文化,讓客戶更加信賴公司的產品。

六、每月總結整理客戶的投訴資料,分析出客戶最不滿意的情況並總結出來,為公司後期改進和制定方案作參考。

七、協助業務員回收貨款,並及時提醒業務員相關貨款的回收情況。

八、及時提出合理化建議,幫助業務員成長,針對在外出差的業務員,每天電話跟蹤一次,諮詢是否有需要提供幫助。

九、配合公司其它部門積極開展工作,如:配合倉庫的開單發貨工作。

十、做好每次部門會議的工作安排,為部門提供方便。

十一、組織蒐集相關能促進業務員成長的資料,分發到個人閱覽,讓業務人員圓滿。

十二、負責制定本部門工作計畫,組織制定本部門工作制度。

十三、組織制定行政管理人員考核實施辦法。

十四、定期進行客戶滿意度調查,並對調查結果進行分析改進。

十五、負責接收訂單,核對產品數量、單價、訂單號等,並和相關部門確定交期回復給客戶。

業務流程

市場開發就是尋找一種需要並且滿足這種需要,一般可以通過大量的市場調查並且分析來尋找這種需要。現在是買方市場,即先有消費者的需求然後再去滿足這種需求。

銷售就是制定準確合適的銷售計畫並且實施的過程。首先確定你的消費群體,其次分析他們的愛好,購買習慣,然後對你的產品的定價定位進行適當的調整,來滿足他們的那些愛好,以方便你的消費群體喜歡並且購買你的產品。再次就是售後調研,來分析你的產品還有什麼缺陷,需要怎么樣的改進,以更好的擴大市場.。

實例分析

例如:經理助理

做好經理助理可不是一件容易的事 表面上看,這是一項簡單的工作。但是,真要做到非常好是要求很高,同時做的事情也相當多。絕不僅僅是為經理泡泡咖啡、接接電話那么簡單。

1 儘可能熟悉經理的工作,熟悉公司的工作。力爭做到能夠心裡有數。

2 最重要的一條,學會換位思考。能夠充分理解、領會經理的工作意圖,隨時做好輔助工作。

3 也是很重要的一條,要細心踏實。能夠為經理處理好一些細節(檔案的存放等等),幫經理料理好一些小事。

4 幫助處理好經理的一些對外聯繫的工作。如:擋住一些煩人的廣告推銷。還不能都擋,得學會區分那些是應該讓經理親自接待或過目的。

5 最難得一條,如能起到一定的出謀劃策的作用,那你就大有前途了。

6 記好工作日誌。

7 還有一條很重要,經理助理一定要注意自己的工作情緒。一定要樂觀向上,必要的時候要用這樣的情緒去看然經理。

8 最後,一定做好經理與員工橋樑作用。及時反映自己看到的問題

再例如:外貿業務助理

1. 與客戶保持聯繫。

2. 按客戶要求,安排樣品打樣。如果有專門的打樣部門,你要做的是轉達客戶的要求並監督樣品是否準時做好,是否符合客戶的要求等等。有些公司產品簡單,可能要自己做樣品。

3. 確認報價與交期。

4.採購。一般來說採購是另外的人負責,但你要提供採購什麼物品,採購多少,什麼時候到倉等資料,並且要跟蹤採購進度,以保證準時到倉不會延誤生產,還要監督品質。

5. 大貨生產。生產大貨是車間的事,但這個時期最容易出問題,出了問題就找你。

6. 全程跟蹤大貨生產的各個過程,有任何問題都要出面處理。一般來說,出了問題都會到你這裡,然後你根據問題大小選擇自己解決,匯報上級解決或者別的處理方式。

7. 出貨。有些公司有單證部,船務等,要看情況而定,如果有這些部門,那么出貨部分租船訂艙等基本上不需要你要來做,如果沒有,說不定也會分配到你頭上。

8. 催貨款。

9. 客戶來參觀或查貨負責接待。

業務助理和銷售助理是完全一樣的

能力

良好心態

記住該記住的,忘記該忘記的。改變能改變的,接受不能改變的。從待遇來說,業務助理的工作內容同業務員類似,但是考核機制不同,導致待遇也有相差,一般而言,業務員有提成,而業務助理是沒有提成的。公司有一整套完善的業務薪資體制,不同的考核機制自有其道理。我想主要的原因應該是承擔的責任不同,同樣是維護客戶,如果因維護不當造成公司損失,對業務員而言,直接對公司負責;對業務助理而言,則是對業務經理負責,造成的由業務經理對公司負責。從發展來說,業務助理是一種經歷,是獨立承擔業務的有效過渡。在進入公司時,就必須做好在公司工作3-5年以上的準備。因為從熟悉各業務環節到熟悉產品,再到獨立維護客戶,最少也需要1年以上。也就是說到第2年,才能真正從自己的工作成果中獲利。

責任心強

很多看似可做可不做,可早做可晚做的工作,做和不做,或早做晚做,其後果可能截然不同。

正規、重細節

1)為什麼要正規和注重細節?

對外貿易與其他的貿易不同,因為地理、文化背景等方面的不同,它需要操作人員使用一套已經被廣泛接受並沿用的系統。它就是我們在書本上學習到的那些知識和規範,以及業務前輩積累下來的一些寶貴經驗。從溝通的細節中客戶會看到你的工作態度,工作是否嚴謹以及是否可以信任。細節決定成敗,這句話一點都不誇張。

2)如何正規和注重細節?

所有與客戶有接觸的檔案都必須符合國際慣例。它們都有其固定的格式和規範。 儘量使用正規的商務信函,正規的契約格式,正規的樣品發票等檔案。 在實際操作中從以下幾方面做到:

a.對客戶的回覆使用正規商務信函格式。

b.努力提高英語寫作水平。使用正確、簡潔的商務語言,不使用非正規縮寫。如 you 寫成 U 。規範使用英文大小寫。不使用全部大寫,以方便客戶閱讀 。

c.在日常同客人的交流中有理有節,尊重客戶,使用禮貌用語。

d.對於長期合作的老客戶,他的訂單一般都有一定的規律,如果有異常,及時跟客人確認。

熟悉產品

業務助理同樣需要熟悉產品。連產品都不熟悉,很難贏得客戶的信任和工廠的尊重。可以從以下方面來熟悉產品:

a.做個有心人。將在日常訂單跟進過程中的產品相關知識整理成文檔並默記在心中。

b.有機會多去工廠車間看,一方面可以了解生產工藝,另一方面可以全面了解產品相關知識。

c.不懂一定要問。多跟業務經理或公司同事請教,不懂裝懂是不明智之舉。掌握了產品知識,跟客人和工廠的溝通就會變得輕鬆。

換位守諾

學會換位思考,站在客戶的角度,給出你的建議。 銷售最理想的高度是:顧問式的銷售。站在客戶的角度來考慮問題,提出你自己的建議來幫助客戶。同時也幫助了你自己。你的合理建議讓客戶感覺到你的專業,也感覺到你的盡職。這樣還讓客戶給你多一份信任。這種信任關係在業務開展中是非常重要的。它會讓你的客戶忠誠度提高一個層次。 但合理的建議是建立在對產品的充分了解和豐富的跟單經驗上的。這兩個因素都是在業務開展過程中慢慢積累起來的。它也是一把雙刃劍,用得好事半功倍,用不好會顯得更不專業。

誠信守諾,它是業務開展的基礎,也是為人處事之道。在給客戶承諾之前, 先去確認一個滿足承諾的條件是否可行。而一旦做了承諾,就一定要做到。如果做不到,就要誠心地向客戶道歉,不要去辯解或推卸責任。只需向客戶說:這是我的錯。然後想辦法來彌補。

助理

業務助理,簡單的說呢,就是業務經理或者業務員與公司或工廠的溝通紐帶,也稱為內勤。

業務助理,要做的工作,就是在業務經理或業務員需要你的時候你得站出來,搶在第一時間以最有效的方式,將他們提出的要求或者問題加以解決。

例如,出差在外的業務經理,在XX地區拜訪客戶,需要公司儘快寄出一份公司產品資料宣傳冊,然後找到你,你作為該經理的業務助理,你就需要以最快的速度蒐集齊所需要的宣傳冊,然後選擇最快的速遞公司,將冊子寄到業務經理所指定的地址,然後告知業務經理,發的什麼速遞,單號是什麼,多久可以收到。簡單一句話說,業務助理呀,就是給業務經理或者業務員跑腿打雜的工作,大部分時間留在公司或者工廠,一般沒機會出差,出差最常見的可能就是展會等等。

區別

1.所謂的業務員是由股份公司認可的,並有契約編號的業務人員。業務助理由業務員指定,並為其服務的操作人員。

2.根據外貿的實際情況,一個業務員可以有多個業務助理,一個業務助理也可以為多個業務員服務。

3.業務助理可以幫業務員製作外銷契約、收購契約、出口明細單等業務操作。

4.數據共享要求:業務助理可以瀏覽本人為業務員作的契約數據。業務員可以瀏覽業務員本人的所有契約數據(契約可能是業務員本人製作,也可能是多個業務助理製作)。業務經理可以瀏覽本人管轄範圍內的所有業務員的契約數據。

5.業務員可以新增客戶、工廠,可以把自己的客戶或工廠分配給業務助理。業務助理無權進行客戶工廠的增加。業務員具有“客戶所有人”這個角色,業務助理只有客戶使用人這個角色。

6.業務助理幫業務員製作外銷契約時,必須先選擇此票契約的業務員。

7.製作外銷契約,在客戶、工廠信息選擇時,業務助理只能選擇業務員分配給業務助理的客戶、工廠信息。

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