會議記錄

會議記錄

會議記錄是指在會議過程中,由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來,就形成了會議記錄。“記”有詳記與略記之別。略記是記會議大要,會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備,記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種,對會議記錄而言,音錄、像錄通常只是手段,最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要藉助音錄、像錄,以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。

基本信息

準備工作

記錄人員在開會前要提前到達會場,並落實好用來作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意儘可能靠近主持人、發言人或擴音設備,以便於準確清晰地聆聽他們的講話內容。從某種程度上講,記錄人員比一般與會人員更為重要,安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。(節選自《套用寫作》2005年第4期《做好會議記錄的技巧和注意事項》)

記錄重點

會議記錄會議記錄

會議記錄應該突出的重點有:

(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;

(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;

(3)權威人士或代表人物的言論;

(4)會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論;

(5)會議已議決的或議而未決的事項;

(6)對會議產生較大影響的其他言論活動

基本要求

會議記錄會議記錄員

一、準確寫明會議名稱(要寫全稱),開會時間、地點,會議性質。

二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數,缺席、遲到或早退人數及其姓名職務記錄者姓名。如果是民眾性大會,只要記參加的對象和總人數,以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議,出席對象來自不同單位,應設定簽名簿,請出席者簽署姓名、單位、職務等。

三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態,如發言中插話、笑聲、掌聲,臨時中斷以及別的重要的會場情況等,也應予以記錄。

記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點,即把發言者講了哪幾個問題,每一個問題的基本觀點與主要事實、結論,對別人發言的態度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言,需要記下全部內容。有錄音機的,可先錄音,會後再整理出全文;沒有錄音條件,應由速記人員擔任記錄;沒有速記人員,可以多配幾個記得快的人擔任記錄,以便會後互相校對補充。

四、記錄會議的結果,如會議的決定、決議或表決等情況。

會議記錄要求忠於事實,不能夾雜記錄者的任何個人情感,更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表,如需發表,應徵得發言者的審閱同意。

特點

會議記錄會議記錄現場

(一)綜合性。會議紀錄是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的,它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義:一是會議本身的權威性;二是會議紀錄集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀錄一經下發,將對有關單位和人員產生約束力,起著類似於指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀錄還可以作為與會同志向單位領導匯報、向民眾傳達的文字依據。

(三)備考性。一些會議紀錄主要不是為了貫徹執行,而是向上匯報或向下通報情況,必要時可作查閱之用。

分類

按照會議性質來分,會議紀錄大致有辦公會議記錄、專題會議記錄、聯席(協調)會議記錄、座談會議記錄等。

辦公會議記錄是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀錄。辦公會議紀錄一般有例行型辦公會議記錄,即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀錄,以及現場辦公會議紀錄,即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀錄。

專題會議記錄是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀錄。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合,既要歸納比較集中、統一的認識,又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

注意事項

會議記錄會議

1、真實、準確:

要如實地記錄別人的發言,不論是詳細記錄,還是概要記錄,都必須忠實原意,不得添加記錄者的觀點、主張,不得斷章取義,尤其是會議決定之類的東西,更不能有絲毫出入。真實準確的要求具體包括:不添加,不遺漏,依實而記;清楚,首先是書寫要清楚,其次,記錄要有條理。突出重點。

2、要點不漏:

記錄的詳細與簡略,要根據情況決定。一般地說,決議、建議、問題和發言人的觀點、論據材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明,可抓住要點,略記大概意思。

3、始終如一:

始終如一是記錄者應有的態度。這是指記錄人從會議開始到會議結束都要認真負責地記到底。

4、注意格式

格式並不複雜,一般有會議名稱。會議基本情況,基本情況包括:時間、地點、出席人數、主持人、缺席人、記錄人。會議內容,這是會議記錄的主要部分,包括發言、報告、傳達人、建議、決議等。

凡是發言都要把發言人的名字寫在前。一定要先發言記錄於前,後發言記錄於後。記錄發言時要掌握髮言的質量,重點要詳細,重複的可略記,但如果是決議、建議、問題或發言人的新觀點要記具體詳細。

主要區別

會議記錄與會議紀要的區別
會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是:
第一,性質不同:會議記錄是討論發言的實錄,屬事務文書。會議紀要只記要點,是法定行政公文。
第二,功能不同:會議記錄一般不公開,無須傳達或傳閱,只作資料存檔;會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱,要求貫徹執行。
第三,載體樣式不同。會議紀要作為一種法定公文,其載體為檔案,享有《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《條例》、《辦法》)所賦予的法定效力。會議記錄的載體是會議記錄簿。
第四,稱謂用語不同。會議紀要通常採用第三人稱的寫法,以介紹和敘述情況為主。會議記錄中,發言者怎么說的就怎么記,會議怎么定的就怎么寫,貴在“原湯原汁”不走樣。
第五,適用對象不同。作為公文的會議紀要,具有傳達告知功能,因而有明確的讀者對象和適用範圍。作為歷史資料的會議記錄,不允許公開發布,只是有條件地供需要查閱者查閱利用。
第六,分類方法不同。會議紀要種類很多。按其內容,可分為決議性紀要,意見性紀要,情況性紀要,訊息性紀要等;按會議的性質,可分為常委會議紀要,辦公會議紀要,例會紀要,工作會議紀要,討論會紀要等。而會議記錄通常只是按照會議名稱來分類,往往以會議召開的時間順序編號入檔。對會議紀要的分類,有助於撰寫者把握文體特點,突出內容重點,找準寫作角度;對會議記錄的分類則主要是檔案管理的需要。

格式

××公司辦公會議記錄

時間: 年 月 日 時

地點:

出席人:××× ××× ××× ××× ××× ……

缺席人:××× ××× ××× ……

主持人: ×××

記錄人:×××

主持人發言:(略)

與會者發言:××× (略)

××× (略)

散會

主持人:×××(簽名)

記錄人:×××(簽名)

(本會議記錄共×頁)

寫作技巧

會議記錄會議記錄設備

一般說來,有四條:一快、二要、三省、四代。

一快,即記得快。字要寫得小一些、輕一點,多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢,斜一點寫。

二要,即擇要而記。就記錄一次會議來說,要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想,與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄,就記錄一個人的發言來說,要記其發言要點、主要論據和結論,論證過程可以不記。就記一句話來說,要記這句話的中心詞,修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應當獨立成篇。

三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分,比如"但是"只記"但",省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組,句子的後半部分,畫一曲線代替,省略引文,記下起止句或起止詞即可,會後查補。

四代,即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法。一可用姓代替全名,二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些辭彙,等等。但在整理和印發會議記錄時,均應按規範要求辦理。

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