會議中心

會議中心

與“會議中心”相關的詞主要有:會議酒店(convention hotel, conference hotel),會議中心(conference center, congress center),會展中心(convention center)以及展覽中心(exhibition center)等。到目前為止,國際上還沒有對這些概念形成統一的認識,不同的國家、不同的行業協會對此會有自己的解釋。我們國家也一樣,還沒有權威機構對會議及會議場所相關的概念進行界定。

術語解釋

從字面上來理解,“會議酒店”主要指會議功能比較強的酒店,以區分於接待商務散客的“商務酒店”等。現階段我們國家“會議酒店”的概念比較籠統,它幾乎包含了所有具有住宿功能和一定會議功能的酒店、會議中心、會展中心、度假村等,不包括不帶住宿功能的會議中心、會展中心等專業的會議、展覽接待設施。這個概念在我們國家用的比較多,已開發國家則並不常用,即使有時候用到,主要指的是會議功能相對比較強的酒店,不包括會議中心等專業會議接待設施。

“會議酒店”主要有幾個方面的含義,一是要有一定的住宿條件。“會議酒店”客房數一般比較多,可接納的住宿人數一般要與其最大會議室容納人數相匹配;二是要有較強的會議功能。比如,至少要有一個比較大的會議室(或多功能廳)和幾個配套的中小會議室等;三是會議團隊收入占總收入的比例要比較高。比如,會議團隊收入要占到35%以上等。總的來說,“會議酒店”是一個比較籠統的稱謂,需要進一步細化。

2008年成立的“中國會議酒店聯盟”是我國會議酒店業的合作性機構。

“會議中心”、“會展中心”的概念各個國家都不盡統一,我們國家也一樣。

美國國際會議中心協會(International Association of Conference Centers,IACC)在北美地區有300多家會員單位,按照該協會的解釋,“會議中心”是以接待中小型會議為主的專業的會議設施,有別於接待展覽為主的“展覽中心”、接待大型會議的“會展中心”以及同時接待商務客人、會議客人的“酒店、度假村”等。美國的會議中心一般不帶有展覽空間,對於是否帶有住宿設施也沒有嚴格的要求。但美國國際會議中心協會對於會員單位的會議設施及會議服務則有較嚴格的標準。

我們國家被稱為“會議中心”的主要有以下幾類:一是專業的接待會議團隊的設施或者建築,主要包括會議設施、餐飲設施、住宿設施,或者再帶有一定的展覽空間,如北京國際會議中心、上海國際會議中心、廣州白雲國際會議中心等;二是會議功能比較強的酒店、度假村,如九華山莊、中信國安第一城等;三是酒店內專業接待會議的設施、建築,如北京國際飯店的國際會議中心、溫都水城的會議中心等;四是大學等單位內部的會議室或會議室群;五是新建的類似於美國convention center(會展中心)的建築或建築群,既有很強的會議功能,展覽設施也很過硬,如國家會議中心等。

美國的會展中心(convention center)主要指具有很強的會議和展覽接待功能的設施、建築或建築群。convention center也被譯成“會議中心”。 convention 是指大會、年會,是美國很有代表性的一個會議類型,一般由行業組織和專業機構主辦,規模比較大,而且往往帶有不同規模的展覽。convention center是專業接待convention 的場所。到2006年,北美地區有414家convention center,各家建築面積從幾萬到幾十萬平米不等,會議空間與展覽空間之間的比例關係約為1:3,大部分沒有附屬酒店(headquarters hotel)。美國的convention center一般由政府投資,多建在城區。由於被普遍認為是區域會議產業的“推進器”和“發動機”,自從上個世紀五十年代美國會議產業進入高速發展時期以來, convention center的建設與改擴建工作在美國各城市都很受重視。目前,美國、加拿大近一二十年新建或改擴建的convention center,大部分都是該地區的地標性建築,內外設計的藝術水準都很高,而且各種功能設定很全面、合理,許多先進的技術都得到了有效的套用。

我們國家目前的“會展中心”,主要是指的是近十年來建造的以展覽功能為主的設施,大多數會議功能比較弱,有配套酒店的也不多。近兩年來,我國的很多酒店也建造了專業的會議和展覽功能都很強的設施,這些設施通常也被稱為“會展中心”。至於有些酒店叫做“會展中心大酒店”,其實是“會議酒店”,沒有太多的展覽功能。

展覽中心主要是指專業舉辦各種展覽活動的場所。關於這一點,國內外的理解比較統一。展覽中心一般不提供配套的住宿服務,也沒有突出的會議功能。

隨著經濟的發展和社會的進步,“會議酒店”、“會議中心”、“會展中心”的概念需要進行更詳細、更準確的界定。

現狀分析

我國會議市場進入較快的發展時期已有十年左右的時間。會議中心(含會議酒店、度假村以及會議功能較強的會展中心等,以下簡稱“會議中心”)的建設與發展的過程,實際上就是我國會議產業發展的過程。

北京的會議中心產業在國內具有很強的代表意義。北京是我國的政治中心、文化中心和國際交往中心,是國內會議中心起步最早、最為成熟的城市。從某種意義上說,北京會議市場、會議中心的發展歷程實際上代表了我國會議市場、會議中心的發展歷程。撇開舉辦政治性會議的人民大會堂、釣魚台國賓館以及亞運會後留下的北京國際會議中心(BICC)不說,進入21世紀以後的十年,是北京會議中心發展最為興盛的十年。九華山莊從十年前的一個康體中心到現在的“巨無霸型”的會議中心,2007年營業收入達6億多元,總共經歷了單一的康體功能——一定的會議功能——強大的會議接待功能——超強的會議加展覽功能等幾個發展階段,而這幾個階段實際上折射出了北京乃至全國會議市場、會議中心從起步到並逐步發展起來的一個漸進的過程。九華山莊在會議市場上的成功表現,使越來越多的人看到了我國會議市場良好的發展前景,從而引發了京郊會議中心建設的高潮。到現在為止,北京郊區的各類大大小小的會議中心、會議酒店有上百家之多。即便是這樣,到年終北京會議市場最旺盛的季節——每年11月至次年1月,各家會議中心也都是生意興隆。2009年11月開業的國家會議中心是北京乃至全國會議中心建設的代表之作,是我國社會經濟發展到一定階段之後會議產業進入新的發展時期的一個代表性產物。

近十年來,北京郊區的各種類型的會議酒店,在2008年之前,大部分都保持著較高的增長速度。以九華山莊為例,該酒店十年前的年營業收入才幾千萬元,到2007年,其年收入總額已達到6個多億元,年增長率基本都能保持在40%以上。據了解,到目前為止,北京市年營業收入超兩億元的會議酒店(假定我們把酒店收入總額中會議團隊收入超過35%算作會議酒店的話)已有多家,年營業額在兩三千萬元以上的會議酒店僅郊區就有一百家以上。

國內其它地區會議中心、會議酒店建設、改擴建的高潮比北京晚幾年,大約起始於2004-2005年,2007-2009年是各地會議中心、會議酒店投入市場的高峰期。這其中有幾種現象值得關註:

一是新建的專業會議中心數量多。除了有代表性的廣州白雲國際會議中心之外,全國二線城市還建了很多專業的會議中心、會議酒店,其中擁有一千間以上客房、具有較強會議接待能力的單體酒店就有不少,如廈門翔鷺、三亞國光豪生等。

二是通過改擴建增加酒店的會議、展覽功能。這一類酒店數量也很多,比如貴州飯店、杭州第一世界大酒店、西安建國飯店、山東大廈等。北京的有溫都水城、北京國際飯店等。

三是新建商務酒店的會議功能都很強,使得商務酒店與會議中心之間的界限更為模糊。國內一二類城市中近幾年新建的商務酒店、度假酒店有幾個特點,其一是檔次高,以五星級居多;其二是體量較大,擁有400-500間以上客房的酒店迅速增多;其三是會議功能很強,擁有一個1000平米以上多功能廳並配有多箇中小會議室,成了新建高星級酒店的常規配置。

社會貢獻

3、我國會議中心產業的快速發展對於會議產業的貢獻

其一,會議中心的發展滿足了我國會議市場發展的實際需求,為國內外會議組織機構舉辦各類國際國內會議及活動提供了理想的場所;

其二,會議中心的發展反過來推動了我國會議市場、會議產業的快速發展;

其三,大量不同類型、不同層次會議中心投入市場,增加了會議組織者選擇的餘地,有利於會議市場健康發展和會議中心之間的良性競爭;

其四,區域性會議中心的發展改變了我國大型、高端會議及活動只能在北京、上海等一類城市舉行的格局,推進了我國會議市場多元化的進程;

其五,一些高檔次的會議中心的投入使用,從很大程度上提升了我國會議產業在國際上的地位,為我國會議產業與國際接軌做出了積極的貢獻;

其六,由於會議產業是一個帶動性很強的新興產業,大型會議中心進入市場,為區域會議產業乃至區域經濟的發展注入了新的活力。

存在問題

從目前情況看,我國會議中心市場總體上供大於求,而且這種趨勢在進一步加劇。會議市場的增長速度雖然高於同期經濟發展(GDP)的增長速度,可會議中心的市場供給量卻遠遠超過了經濟發展以及會議市場的增長速度。從另一個方面看,總量的過剩只是問題的表象,問題的實質在於,我國會議中心的規劃建設與我國會議市場的現實需求並不相符。我國會議中心存在的問題主要有:

一是我國不少會議中心的投資、管理及運營之間是脫節或者是部分脫節的。投資者建設會議中心的動機是多種多樣的,但真正從研究會議組織者及會議市場的基本需求出發,並針對這種需求及其發展趨勢而進行的投資,則並不是很多。這就造成有些會議中心成了“拍腦袋工程”,與會議團隊的實際需求相差很遠,從而為日後的運營者留下了一系列無法解決的難題;

二是很多會議中心規劃建設的檔次與會議市場實際購買力成倒金字塔狀,即高檔的會議中心配以高檔酒店成了新建會議中心顯示其檔次、品位的主要手段,將會議市場上占多數的中等消費排除在外,從而制約了酒店業務拓展的空間;

三是有些會議中心內部功能板塊規劃設計不合理,背離了大型會議中心規劃設計的基本原則,為會議中心實際經營運作帶來了很大的麻煩。先不說郊區的會議中心需要更多更全面的配套設施,就說城區會議中心所應具備的四項基本功能——會、展、吃、住等,近些年新建的會議中心規劃設計很全面、合理的也並不是很多;

四是有些郊區的會議中心在規劃設計的時候,不了解我國會議市場的基本特點,搞不清城區商務酒店與郊區會議酒店的主要差異,將城區商務酒店規劃設計理念簡單地移植到郊區酒店上來,而且在管理上盲目求“洋”,不符合會議市場的現實需求。

五是區域規劃不合理。由於對於國內外會議市場的現狀及發展趨勢了解不夠等原因,我國一些二、三線城市建設了過多的會議中心,超出了市場的實際需求;

六是定位有問題。一些酒店既想做好商務散客市場,也想做好會議市場,還不想放過旅遊度假市場,結果是沒有重點和特色;

七是服務質量問題。很多會議中心只關注硬體設施建設,忽略了管理、品牌、服務等關鍵因素,尤其是許多郊區的會議中心,以客戶、客人為中心的服務意識不到位,會議管理與服務的專業性也不夠;

八是淡旺季問題。就拿北京酒店市場來說,城區商務酒店季節差異不是很大,而以會議接待為主的郊區酒店則有著較為明顯的淡旺季差異。淡旺季差異已成為許多郊區會議中心提高管理與服務水平、提高員工隊伍穩定性的一個主要障礙。

要素分析

5、影響會議產業、會議中心產業發展的要素分析

其一,巨觀經濟環境與經濟發展的基本走勢。由於會議產業是現服務業的一個重要組成部分,國家巨觀經濟走勢對會議產業、會議中心產業將會產生重要影響;

其二,會議產業屬於大的旅遊產業的一個組成部分,國內外旅遊業發展態勢對會議產業、會議中心業的走向也會產生較大的影響;

其三,會議產業與旅遊業一樣,是一個比較脆弱的產業,國際國內的政治、經濟、社會等方面的政策調整、重大事件等,都會對其產生不同程度的影響;

其四,由於會議中心的投資也屬於地產業投資的一個領域,國家的土地政策、房地產業的發展態勢也會對會議中心業的發展產生直接的影響;

其五,政府機構與會議中心的關係將日趨密切。在傳統的旅遊業和展覽業遭遇到一定的增長瓶頸的情況下,國家及地方政府把關注的重點放在屬於高端旅遊業範圍的會議產業上面,越來越多地方政府把會議產業做為拉動區域經濟發展新的增長點,並採取各種有力措施加以扶持。會議中心作為區域會議產業增長的“推進器”和“發動機”,必然成為政府重點扶持甚至是直接投資的對象。

發展趨勢

第一,規劃建設的理念將會發生變化。如果說前一階段我國會議中心的規劃建設在一定程度上是被動地跟在會議產業發展潮流的後面亦步亦趨的話,那么,隨著人們對於會議產業、會議市場認識、研究的不斷深入,會議中心規劃建設的理念將會發生較大的變化。

投資、規劃階段理念的變化,促使投資商在前期就會更多地考慮日後管理與運營工作。這樣的話,新建、改擴建會議中心硬體設施在日後運營方面的實用性會進一步增加。

第二,會議中心建設的步伐還會保持較快的水平,郊區及旅遊度假區以會議接待為主體的大型綜合體將成為亮點。由於會議產業的迅速發展,再加上政府的高度重視以及地產投資的驅動,我國會議中心建設還將保持較快的增長速度。由於城區會議中心可以不需要大量配套設施,總投資額可以相對較低,因此,在城區建設會議中心還是常見的選擇方案。然而,隨著經濟發展、社會進步以及人們生活水平的不斷提高,會議市場正在發生一系列前所未有的變化,人們對於自然、綠色、健康、休閒等的追求將會更加強烈。因此,在郊區、風景度假區建設會議中心也會保持很快的增長速度,大型綜合性的會議休閒度假區將成為國內會議市場上一個亮點。在這種情況下,郊區、旅遊度假區的中小型會議酒店與大型會議休閒娛樂度假綜合區相比,市場競爭力將會明顯下降。在北美、歐洲、亞洲等地,由迪斯尼、金沙、Gaylord等知名企業集團投巨資興建的大型綜合性的會議休閒娛樂度假區,通常會擁有2000到4000多間以上的客房以及數百個會議室。這些綜合區將會議、展覽、演出、購物、娛樂、休閒、度假等要素有機地結合在一起,從而在會議市場上占據明顯的競爭優勢。金沙集團、雲頂集團正在新加坡興建的濱海灣金沙、聖淘沙名勝世界就屬於這一類以會議為主體的綜合設施。

第三,在規劃設計方面,環保、綠色、節能、生態等國際先進理念將越來越受到重視。由於多種原因,前一個時期,我國建成的各類會議中心在環保、綠色、節能、生態等方面與國際先進水平相比有較大的差距。先進的規劃設計理念以及藝術水準很高的內外設計風格,會給會議中心在市場競爭中添加很高的分數。

溫哥華會展中心(Vancouver Convention Centre)創造性的“綠色”屋頂設計已成為溫哥華一個新的地標。

由美國金沙集團在新加坡投資興建的並將於2010年開業的“濱海灣金沙”(Marina Bay Sands)是現代會議旅遊休閒度假綜合體的集大成之作,環保、綠色、節能自不待言,其位於200米高空、面積達12400平米的亞洲最大的空中花園,成了其設計上最大的亮點。

目前,國際流行的綠色設計理念主要有:循環利用、節能、綠色的照明與空調系統、自然通風、碳排放控制、自然光套用、綠色屋頂、室內污染控制等。

一個國家在會議產業發展的初期走一些彎路是正常的,美國也一樣。他們承認過去也建造了很多所謂的“盒子工程”,即只為了簡單地滿足會議功能而建設的房子,沒有多少藝術價值。

第四,內部功能更具靈活性和方便性,設計風格方面更有親近感。會議中心的內部設計也越來越受到各方面的重視,使得會議中心在功能上更具方便性,視覺上更有親近感。從目前的國際潮流看,以下功能要素越來越受到重視:

﹡儘量使各個功能區在空間上更為接近,從而減少會議代表在各功能區步行的時間

﹡增加各項輔助功能,以最大限度地滿足會議代表的多種需求

﹡增加會議空間的可調整性

﹡增加空間的多功能性

﹡在會議區內增加休息區、咖啡廳、餐廳、商務服務中心等

﹡會議休息區有開闊的視野

﹡足夠多的配套的中小會議室

﹡寬敞的會議代表專用通道

﹡殘疾人無障礙通行

﹡貨物裝卸的方便性

﹡足夠多的指示牌

﹡高清晰顯示屏

﹡會議代表註冊的方便性

﹡會議私密性保證

﹡舒適的座椅

﹡良好的視聽系統

第五,新技術的大量套用。在西方國家,通訊、視聽等方面的最新技術都能很快地在會議中心的規劃設計中加以套用。這些技術及服務主要包括:

﹡高速網際網路接入

﹡視頻會議技術與設備

﹡電子指示牌

﹡高清晰顯示屏

﹡綜合性的音響系統

﹡嵌入式會展服務網路

﹡電子門禁系統

﹡同聲傳譯系統

第六,城區會議中心和郊區會議中心各自的特性會更加突出。地理位置對於會議中心來說是至關重要的因素之一,它決定著該酒店需要如何規劃自身的主要功能等戰略性問題。我們通常在區位上將會議中心區分為城區和郊區兩類,而這兩類會議中心對於核心功能和配套功能的要求有著較大的差異。這與會議團隊的需求特點有關。會議團隊的需求分為兩個層次,一是核心層次,包括會議、展覽、餐飲、住宿四個方面;二是其它需求,主要包括會議及展覽服務、商務服務、購物、文化活動、休閒娛樂健身、參觀遊覽、交際、餐飲、交通等。而且,隨著經濟的發展和社會的進步,人們已不再僅僅滿足於“為開會而開會”,“會議”被賦予了更多其它方面的功能,而這些功能則需要在會議中心及會議目的地加以實現。

已開發國家政府直接投資建設的會議中心一般都建在市中心區,會議中心本身只需要提供常規的會議、展覽、餐飲服務即可,其它的包括住宿在內的各項服務都可以通過市中心區內的設施來完成。這樣做可以達到雙重目的,一是投資額可以不用太高;二是能夠充分發揮會議中心的經濟帶動作用,推動地方經濟發展。

建在郊區度假區、風景區的會議中心大多為企業集團投資。郊區會議中心需要的投資額很大。由於可以藉助的設施較少,投資方不僅要建設足夠強的會議、展覽、餐飲和住宿設施,還要建設大量的配套設施,以滿足會議團隊的多種需求,即所謂依靠自身力量來打造一個新的“會議目的地”。

不像商務酒店、旅遊酒店發展的歷史已經很長,人們對於其特性的認識已經很深入,會議中心在我國發展的歷史還很短,我們對於會議中心運行規律的認識和研究還不夠深入。正是由於這方面的原因,我國會議中心在發展的初期走了不少的彎路。因此,認真汲取經驗教訓,積極學習已開發國家的成功經驗,對於我國會議中心產業的健康發展具有重要的現實意義。

第七,現有會議中心改擴建的步伐會進一步加快。由於各種原因,我國早先建成的以及新近建成的一些專業會議中心,在規劃設計方面都會或多或少存在一定的問題。很多會議中心在建成投入使用之後,經常會發現很多地方規劃設計不合理,或者是各功能板塊之間不相匹配,在現實的運作中浪費很大;或者是板塊功能不健全,不能滿足會議團隊的多種需求;再或是板塊空間規劃不合理,致使會議團隊在各板塊之間走動很不方便等。這些問題只能通過改擴建加以改進與完善。隨著我國會議產業的快速發展,會議市場將會發生許多前所未有的變化,而這些變化是大多數會議中心在規劃建設時期所始料不及的。因此,加入改擴建隊伍的行列,成了眾多會議中心的選擇。

第八,會議中心市場競爭日趨激烈,優勝劣汰速度加快。目前,我國會議中心總量過剩的問題在金融危機的衝擊下顯得更為突出。我國一線城市以及一些重點旅遊度假城市會議市場競爭尤為激烈。雖然目前我國經濟發展持續向好,金融危機的影響已開始漸漸退去,但酒店會議市場競爭的激烈程度卻絲毫不會降低。綜合分析,我國酒店會議市場的競爭將會呈現以下幾個方面的特點:

一是由簡單的會議設施方面的競爭轉化為綜合配套方面的競爭。誰滿足會議團隊需求能力越強,誰在競爭中所具有的優勢就越明顯。

二是由簡單的價格方面的競爭轉化為品牌與服務質量方面的競爭。會議團隊對於酒店期望值的不斷增高,使得酒店已不能把自己只定位於一個“提供會議場所的地方”,會議中心將演化成會議組織者、會議代表多重價值和需求得以滿足的一個多彩而誘人的樂園。

三是傳統的行銷模式開始向多元化、多層次的行銷模式轉化——虛擬行銷、個性化行銷、夥伴式行銷、顧問式行銷、數位化分銷、渠道行銷、多元新媒體行銷、高科技行銷、體驗式行銷、社會行銷、集團式行銷等。

第九,地方政府對會議產業的高度重視,促使會議中心與當地政府會議主管部門的合作關係更為密切。在這種情況下,各城市會形成一個以政府主管部門為核心的“會議服務聯盟”性質的機構,一方面加強內部的協調、扶持,另一方面可以自身形成合力,與其它城市展開競爭。

第十,管理與服務水平將進一步提高。服務質量問題一直是我國會議中心面臨的主要挑戰之一。由於會議團隊自身的特點使得會議中心的管理與服務與高星級商務酒店有著一定的差距。但隨著會議團隊對於會議中心要求的不斷提高,以及會議中心市場競爭的日趨白熱化,儘快提高會議中心管理與服務水平,滿足會議組織者與會議代表不斷提高的需求,是每一位會議中心管理者必須要解決的一個重要課題。(《會議雜誌》)

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