公文格式

公文格式

公文格式,即公文規格樣式,是指公文中各個組成部分的構成方式,它和文種是公文外在形式的兩個重要方面,直接關係到公文效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。公文的國家標準是《國家行政機關公文格式》。對於企業內部來說,又可以有所不同,不必一一對應,可以自己規定內部的公文格式。目前我國通用的公文載體、書寫、裝訂要求的格式一般為:公文紙一般採用國內通用的16開型,推薦採用國際標準A4型;標題的字型:字型一般宋體、黑體,字號要大於正文的字號;正文用3號仿宋體字,一般每面排22行,每行28個字。

基本信息

基本格式

標題

公文格式公文格式

公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題“三要素”。

如:《延華集團董事局關於表彰1997年度先進工作者的通知》這一檔案標題中,“延華集團董事局”是發文機關,“關於表彰1997年度先進工作者”是發文事由,“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。文號的位置在公文的開首,居於正文的上端中央。 用3號仿宋體於版頭下空2行紅色橫線之上,下行文、平行文的居中排印,上行文的在左側排印,與右側的“簽發人”對稱。其中,發文機關代字由發文機關所在行政區代字、發文機關代字和公文類別代字組成。發文年度與發文順序號都只能用阿拉伯數字,發文年度要用六角括弧“〔〕”(word中插入特殊符號)而不能用中括弧“[ ]”或圓括弧“()”,另外發文年度應標全稱,不能簡寫,例如〔2006〕不能簡寫為〔06〕。發文序號分年度從1號起,按公文簽發時間的先後依次編號,不能跳號,不留空號,不隨意編號(例如“1”不編為“01”或“001”),不加“第”字。標題位於紅色橫線下方空2行排印。用2號華文中宋體,居中排印。標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

主送機關

上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可採用抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 在標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體排印,回行時頂格,最後一個主送機關名稱之後用全形冒號。

正文

公文格式公文格式

這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事,不要一文數事。 文中的結構層次序數應準確掌握和使用,即:第一層用“一、”,第二層用“(一)”,第三層用“1.”,第四層 用“(1)”。第三層的“1.”不能寫成“1、”,即把小圓點寫成頓號。在正文層次不多的情況 下,第一層用“一、”,第二層可用“1.”。 在正文中,只能用仿宋、小標宋、黑、楷4 種字型,均用3 號字。正文中只有一級小標題的,小標題用黑體字排印;有兩級小標題的,第一級小標題用黑體字排印,第二級小標題用楷體字排印;有多級小標題的,第一級小標題用小標宋體字排印,第二級小標題用黑體字排印,第三級小標題用楷體字排印,第四級小標題用仿宋體排印。除小標題之外的正文文字,有雙文種的(既複合型公文),第一文種的正文用楷體字排印,第二文種的正文用仿宋體字排印。

發文機關

寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。

發文日期

公文必須註明發文日期,以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。 一般以領導人最後簽發的日期為準,經會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準。用漢字標註,“零”寫成“〇”,成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個字,用3號仿宋體排印。

主題詞

公文格式公文格式

一般是將檔案的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方,如“人事 任免 通知”,“財務 管理 規定”等,詞組之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。般位於末頁下端抄送機關或印製版記上方,“主題詞”用3號黑體字,居左頂格標註,後標全形冒號,主題詞詞目用3號小標宋體字,一篇公文最多不超過5個主題詞。每個詞目之間空1字,主題詞下方排印一條橫線。 第一個詞是標準用語,省里通知有固定格式,最後一個詞是公文種類.

抄送單位

是指需要了解此公文內容的有關單位。一般均用上下兩條線隔開,抄送指除主送機關以外的其他需要告知公文內容(需要執行或知曉內容)的上級、下級和無隸屬關係的機關,應當用全稱或規範化簡稱、統稱。 抄送機關名稱標註在印製版記上方,主題詞下方,用橫線把主題詞和印製版記隔開,抄送機關名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字,後標全形冒號。抄送機關名稱之間用頓號或逗號隔開,末尾用句號。一行不夠用二行,二行與冒號後對齊。

檔案版頭

正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關)檔案”,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

公文編號

一般包括機關代字、年號、順序號。如:“國發〔1997〕5號”,代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字,“〔1997〕”是年號,(年號要使用方括弧“〔〕”),“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的,只註明主辦機關的發文編號。編號的位置:凡有檔案版頭的,放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無檔案版頭的,放在標題下的右側方。編號的作用:在於統計發文數量,便於公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。

簽發人

許多檔案尤其是請示或報告,需要印有簽發人名,以示對所發檔案負責。簽發人應排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字型較編號稍小。一般格式為“簽發人:×××”。

機密等級

機密公文應根據機密程度劃分機密等級,分別註明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定,並據此確定其送遞方式,以保證機密的安全。密級的位置:通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼,印在檔案版頭的左上方,以便查對、清退。

緊急程度

這是對公文送達和輸時限的要求,分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明,通常也是放在標題左上方的明顯處。

閱讀範圍

根據工作需要和機密程度,有些公文還要明確其傳送和閱讀範圍,通常寫在發文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,並加上括弧。如:“(此件發至縣團級)”。行政性、事務性的非機密性公文,下級機關對上級機關的行文,都不需特別規定閱讀範圍。

附屬檔案

這是指附屬於正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附屬檔案不是每份公文都有,它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附屬檔案,應當在正文之後 、發文機關之前,註明附屬檔案的名稱和件數,不可只寫“附屬檔案如文”或者只寫“附屬檔案×件”

置於主件之後,另起一頁開始排印,與主件裝訂在一起。 公文如有附屬檔案,要在正文最後一行後空1行的左側空2個字,用3號仿宋體字排印“附屬檔案”2字後標全形冒號和附屬檔案名稱。如有2個以上附屬檔案,用阿拉伯數字依次標註序號。附屬檔案名稱長需要回行時,應當與附屬檔案名稱的文字對齊序號後面用小圓點。 例如“附屬檔案:1.XXXXXXXXXX” 附屬檔案的首頁左上角頂格用3號黑體字排印“附屬檔案”2字及附屬檔案的順序號。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴禁使用原子筆和鉛筆,也不要複寫。公文紙一般用16開,在左側裝訂。

印章

除“會議紀要”和以電報形式發出的公文外,均應加蓋發文機關的印章。印章距正文2mm―4mm居中壓成文日期。當印章下弧無文字時,採用下套方式,即僅以下弧線壓在成文日期上;當印章下弧有文字時,採用中套方式,即印章的中心線壓在成文日期上。

印製版記

由發文機關名稱、印發日期及兩條橫線組成。印發機關左空1字,印發時間右空1字,用3號仿宋體字排印。印發時間用阿拉伯數字、年份不能簡寫。上行文的,印發日期後接著排印“印字”;下行文平行文的,排印“印發”2字。

公文格式的三要素:標題、正文、版記

公文格式公文格式

特定格式

信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發文機關酌定;發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細),距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗),兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。

命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm,下邊緣空2行居中標識標識令號;令號下空2行標識正文;正文下一行右空4字標識簽發人簽名章,簽名章左空2字標識簽發人職務;聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。

會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位置同8.1.4,用紅色小標宋體字,字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。

用紙格式

採用國際標準A4型紙,其成品幅面尺寸為:公文用紙上白邊(天頭)寬為20mm±0.5mm,下白(地腳)寬7mm±0.5mm,左白邊(訂口)寬20mm±0.5mm,右白邊(翻口)寬15mm±0.5mm。首頁不要頁碼.為了防止出現“此頁無正文”字樣,在調整行距、字距時,每頁既可減少1行,每行可減少1―2個字,也可每頁增加1―2行,每行增加1―2個字。 公文要雙面印刷。 公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數字標註,置於版心下邊緣之下一行,數字左右各放一條4號一字線,一字線距版心下邊緣7mm,單頁碼居右空1字,雙頁碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致,左側裝訂,不掉頁。

優秀公文

機關公文寫作技能大賽

為了迎接黨的十八大勝利召開,經中共中央國家機關工作委員會批准,中央國家機關工委統戰(群工)部、中央國家機關工會聯合會於2012年2月至5月期間,成功舉辦了“當好主力軍、建工十二五、迎接十八大”首屆中央國家機關公文寫作技能大賽。

公文寫作對於準確及時傳達黨中央的方針政策,傳播社會主義核心價值觀念,進一步落實科學發展觀,指導經濟社會健康可持續發展都起著“樞機”作用。中央國家機關的公文,凝聚著中央的精神,匯集著基層的智慧,連結著民眾的生活,只有不斷提高公文寫作技能,才能開闢以文報國新境界。首屆中央國家機關公文寫作技能大賽的舉辦,被賦予了深入推動崗位建功、創先爭優活動的新使命,被提到了機關黨建工作的重要位置,打開了機關工作創新的思路,在中央國家機關掀起了新一輪重視公文寫作、崇尚勞動的熱潮。

大賽得到了中央國家機關各部門主要領導和各級黨組織的高度重視,各級機關工會認真組織,廣大幹部職工熱情參與。經過兩個月的大賽徵稿,共收到來自中央國家機關85個部(委、辦、局)公文作品4100多份,其中包括:1.請示報告;2.信息簡報;3.通知通報;4.決定決議;5.調研報告;6.計畫方案;7.領導講話;8.會議紀要;9.總結報告;10.指導意見;11.工作規劃;12.規章制度;13.公函便函;14.經驗材料;15.學習體會;16.賀辭賀信等,總計十六類。

中央機關公文選介紹

經評審會評審,按照16個類別的公文,每類評審出特等獎1篇,一等獎4篇,二等獎10篇,三等獎15篇,優秀獎若干。現將這些優秀獲獎作品,由九州龍澤(北京)文化傳媒中心整理,並彙編成《中央國家機關優秀公文選》 ,交付國家行政學院出版社出版。

本書所選作品,都是中央國家機關公文的佳作,關乎著國家政治、經濟、社會和文化發展的戰略全局,凝聚著廣大公務員的政治智慧,代表著中央國家機關的業務水平,基本涵蓋了機關實際工作的所有文體。每篇作品後,均附有作者的創作經歷和心得體會,從中能看到公文寫作的思路、立意、技巧和方法,是目前國內最有權威、最全面的機關公文寫作內部參考資料,也是各級政府機關、黨群團體和企事業單位工作人員案頭必備的工具書。

本書實用性強,是機關公務人員急需的參考資料,現向全國各地圖書館推薦收藏。我們希望通過本書,讓廣大公務人員,在活生生的公文寫作案例中,受到激勵,受到啟發,踩著成功者的腳印,在服務人民、報效國家的道路上走得更快、走得更遠。

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